Le poste est placé sous l’autorité de la responsable événementiel
Le ou la chargé(e) d’événementiel travaillera au quotidien avec les différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariats et communication et pôle des affaires générales) et aura à sa charge l’organisation logistique des événements sur les tâches suivantes :
En amont de l’événement,
* Multimédia : configurer le site d’inscription et assurer le suivi d’inscriptions des participants (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des participants, suivi mail et relances téléphoniques des lauréats)
* Communication : créer les outils de communication permettant aux participants d’avoir les informations en lien avec l’événement (invitations, emailings d’informations pratique, mise en place de la signalétique, plan, contribution au document programme…),
* Logistique : rédiger les cahiers des charges prestataires, identifier et étudier les propositions des prestataires, organiser et coordonner les prestations de transports, hébergement, restauration et activités des participants
* Gestion administrative : collaborer avec le pôle des Affaires Générales pour le suivi administratif des devis et des factures.
Pendant l’événement,
* Organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage
* Coordination sur le terrain : coordination de l’accueil / transports / hébergements / restauration, être l’interlocuteur/trice des prestataires, gérer les imprévus, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires avec l’aide d’une équipe de bénévoles (généralement des lauréats de promotions précédentes de l’Institut) qui assurent certaines missions (accueil, remise de badges, orientation, gestion des salles…).
Post-événement,
* Rédiger le débrief de l’événement
* Gérer les retours prestataires et le suivi des facturations
* Contribution à l’évaluation de l’événement : définir des outils de mesure d’impact de l’événement et assurer le suivi de la restitution auprès des intervenants, des lauréats et des prestataires.
* Assurer le remboursement de transports des lauréats
* Soutien au bilan financier de l’événement, en s’appuyant sur tous les éléments recueillis en amont et pendant l’événement.
Profil
* Bac + 3 minimum
* minimum 1 années d’expérience dans la gestion évènementielle
Compétences et qualités requises :
* Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs
* Capacités et goût pour l’organisation logistique
* Sens pratique, autonomie, réactivité, anticipation, rigueur, méthode, bonne compréhension et reformulation des besoins
* Savoir travailler en équipe projet
* Goût pour les relations extérieures
* Maîtrise et pratique des outils numériques et bureautiques, méthodologie de base de données, tenue de tableaux de bord
* Bonne communication écrite et orale Capacités à rendre compte
« Valoriser l’engagement de celles et ceux qui les soutiennent pour mieux relever ensemble les défis de notre temps. »
L'Institut de l'Engagement, association créée en 2012, permet aux jeunes qui ont révélé leur potentiel lors d’une période d’engagement citoyen d’avoir un avenir à la hauteur de leur potentiel, quelles que soient leurs origines sociales ou géographiques, quel que soit leur bagage scolaire ou culturel.
Nos actions :
Programme « lauréats » :
En mobilisant un réseau de 350 partenaires (établissements de formation, entreprises, fondations, associations, collectivités…) et près de 2 000 bénévoles, l'Institut repère des jeunes à fort potentiel puis leur apporte un accompagnement professionnel individualisé : un an d’accompagnement par un salarié de l’Institut pour trouver un emploi, une formation ou créer son activité, un soutien financier au cas par cas, des ateliers pour muscler son projet. Il les sensibilise aux grands enjeux du monde contemporain, en organisant notamment les Universités et Campus de l’Engagement, et les soude en une promotion dont la diversité fait la force.
Programme « mentorat » :
Six mois de conseils d’un bénévole pour affiner son projet ou bénéficier d’un coup de pouce dans son accès à l’emploi, à la formation ou la création d’activité.
Avec ces programmes, l’Institut permet aux jeunes de franchir les barrières scolaires, culturelles, sociales, financières ou liées à un handicap qui pourraient brider leur avenir.
L’Institut de l’Engagement en chiffres :
500 à 700 lauréat(e)s par an
1 100 mentoré(e)s par an
350 partenaires
2 000 bénévoles
90% de taux de succès des lauréats
En 2023, l’Institut de l'Engagement a conçu, en partenariat avec le CNRS, une formation en ligne aux enjeux environnementaux, courte et accessible à toutes et tous : le Brevet « Premiers secours de la planète ». Le but ? Doter le plus grand nombre des connaissances et des bons réflexes pour faire face à la crise environnementale, et passer ensemble à l'action.
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