Publiée le Il y a 18 h
Mission du poste
Rattaché(e) à la responsable du secrétariat du cabinet, en lien direct avec le Maire, le Directeur de Cabinet, les élus, la Directrice générale des services et les administrés, vous jouez un rôle important dans la coordination des activités, la gestion de l'information et le bon fonctionnement du cabinet.
Par votre sens de l'organisation, votre discrétion et votre réactivité, vous contribuez à garantir un service public efficace et de qualité.
A ce titre, vous assurez les missions suivantes :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat particulier du Maire et des élus, en hiérarchisant et orientant les demandes ;
- Gérer l'ensemble des invitations officielles et le suivi des représentations de la collectivité par les élus en veillant au bon déroulement des échanges ;
- Vous gérez les flux d'informations (courriers, e-mails, etc.) : vous assurez leur réception, leur enregistrement, leur diffusion, leur traitement ainsi que leur suivi, afin de garantir une circulation fluide de l'information ;
- Vous venez en appui aux autres fonctions du cabinet en fonction des besoins et dans le cadre de vos compétences (vœux du Maire, etc)
Doté(e) d'un fort sens du service public, vous faites preuve de discrétion, de rigueur et d'excellentes qualités relationnelles. À l'aise dans un environnement institutionnel exigeant, vous savez gérer des missions variées avec réactivité et fiabilité. Vous maîtrisez la gestion administrative d'un secrétariat et êtes capable de travailler efficacement dans des contextes nécessitant professionnalisme et exigence.
Compétences et savoir être attendus :
- Respect strict des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques (pack office) ainsi que des outils collaboratifs (X DEMAT, TEAMS, SHAREPOINT, etc) ;
- Très bonne maîtrise de l'orthographe et solides capacités rédactionnelles ;
- Sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités et du respect des délais ;
- Capacité à faire preuve de disponibilité, de polyvalence et d'adaptabilité ;
- Dynamisme, esprit d'initiative et autonomie dans le travail ;
- Qualités relationnelles avérées et sens du travail en équipe.
FORMATION ET EXPERIENCE :
- Formation ou expérience confirmée dans les métiers de l'assistanat administratif, du secrétariat de direction ou de la gestion administrative.
- Une expérience en collectivité territoriale, en cabinet d'élus ou dans un environnement institutionnel similaire constitue un atout majeur.
- Capacité à travailler en lien étroit avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, et à représenter l'image de la collectivité.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Lieu de travail : Hôtel de Ville
- Environnement institutionnel soumis à des obligations strictes de confidentialité et de disponibilité
- Relations quotidiennes avec les élus, la Direction Générale et les services municipaux
Avantages :
Titres restaurant avec participation de la collectivité à hauteur de 60%
Prise en charge à 75% des abonnements de transports en commun
Compte Epargne Temps (CET)
Primes
Comité d'Action Sociale (billetterie, remises, événements, .)
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 15/07/26. Sans lettre de motivation, votre candidature ne pourra être étudiée.
Profil recherché
Experience: 5 An(s)
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Gérer les réservations de salles et de matériel,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Organiser l'accueil des visiteurs,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Organiser des déplacements professionnels,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Utiliser une messagerie sécurisée,Assurer la gestion administrative d'une activité,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
