Vos missions en quelques mots Mission 1 : Assurer l’accueil et des tâches administratives Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs) Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais notamment Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…) Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée) Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais) Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d’activité Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d’en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais) S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours Centraliser les annales d’examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole) Profil recherché Les savoirs Connaître les textes régissant l’activité (modalités de contrôles des connaissances, actes…) Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire Connaître le fonctionnement de l’Ecole TSE et de l’Université Toulouse Capitole Les savoir-faire opérationnels Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions Savoir gérer l’imprévu et les pics d’activité (périodes d’examens notamment) et prioriser Savoir organiser son travail et gérer les urgences Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Les savoir être comportementaux Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité Autonomie, sens de l’écoute, rigueur, curiosité, prise d’initiative Aptitude à travailler dans l’urgence. Pics d’activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires Tendances d’Évolution Développement de la vie étudiante au sein de l’Ecole Localisation Localisation : 1, Esplanade de l Université 31080 Toulouse Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Personnes à contacter Jean-Jacques PEREZ - jean-jacques.perez@tse-fr.eu
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