Publiée le 15 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots L’assistant.e de direction collabore avec le/la directeur.rice et son adjoint.e et les assiste dans l’organisation fonctionnelle de leurs activités ainsi que dans tous les aspects de leur travail, afin de leur faire gagner en efficience. En tant que porte d’entrée, il/elle est amené.e à travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il/elle participe aux suivis des actions et projets transversaux ainsi qu’à la tenue et au bon fonctionnement du secrétariat de la direction et des services. - Organiser et ajuster l’emploi du temps du/de la directeur-trice et de son adjoint.e par une gestion proactive de l’agenda électronique partagé et être force de proposition dans son organisation. - Assurer les fonctions relatives au secrétariat pour la direction, notamment dans ses aspects transversaux : Accueil physique et téléphonique, préparation et suivi des dossiers dans Webdelib, gestion et suivi du courrier entant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement) etc… Rédiger des notes et mails courants. - Etre garant-e de l’organisation fonctionnelle des réunions (élaborer des ordres du jour, préparer des fonds de dossier pour les participants, rédiger, sur la base de prise de notes, les comptes-rendus et/ou relevés de décision et suivre les actions qui en découlent). Assurer l’organisation matérielle des réunions (choix des dates, réservation de salle) - Participer aux réflexions engagées sur l’amélioration de l’organisation de la fonction secrétariat dans la direction (y compris la docuthèque) - Assurer l’intérim des secrétaires-assistantes Profil recherché • Relationnelles - Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité - Savoir travailler en équipe et en transversalité - Savoir transmettre les informations à sa hiérarchie et l’alerter des aléas, contraintes et difficultés rencontrées • Organisationnelles - Savoir organiser et assurer la logistique des réunions - Savoir assurer le suivi des documents administratifs dans les circuits de décision - Savoir faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’initiative - Savoir prioriser ses activités et adapter son plan de charge au regard des urgences de travail - Connaître les circuits et procédures administratives internes à la collectivité • Techniques - Maitriser les outils bureautiques et les logiciels métier spécifiques - Maîtriser la syntaxe et l'orthographe et être rigoureux dans la mise en forme et la relecture des documents - Savoir utiliser avec aisance les différents genres rédactionnels - Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier - Savoir renseigner des documents de suivi et/ou tableaux de bord Niveau d’études : Niveau IV ou niveau V Diplômes requis : Baccalauréat, BEP ou CAP Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire
