Responsable du secrétariat général et assemblées - fumel vallee du lot

Vos missions en quelques mots La communauté de Communes Fumel Vallée du Lot est un établissement public de coopération intercommunal de 25 000 habitants dans le département du Lot-et-Garonne. C’est un territoire en pleine reconversion économique dans un cadre privilégié où cohabitent espaces ruraux et urbains. À la suite d’une mutation, la communauté de communes Fumel Vallée du Lot recherche un(e) responsable du Secrétariat Général et Assemblées au sein de la Direction des Ressources et des Moyens Généraux. Le service du Secrétariat Général et Assemblées est composé de trois agents : un responsable de service, un agent administratif polyvalent et un agent d’accueil. Organisation et gestion des assemblées délibérantes et instances communautaires Élaborer et suivre le règlement intérieur du conseil communautaire Assurer la gestion et le suivi des assemblées délibérantes et instances communautaires rattachées (réunion des vice-présidents, bureau communautaires…) en lien avec le Directeur Général des Services • Établir et suivre l’ordre du jour • Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les projets d’actes • Mise en forme des notes de synthèses • Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances • Gestion des convocations, des présences et des pouvoirs • Préparation de la salle • Préparations et traitements des délibérations • Garantir les procès-verbaux des séances et réaliser la diffusion Organiser et superviser les plannings des réunions internes Garantir la sécurisation juridique et la publication des actes et leur communication Tenue des registres Appui et conseil juridique auprès des services Conseiller et appuyer les services de la communauté dans les domaines du droit public Centraliser les contentieux en lien avec les services concernés Être le référent en termes d’accès aux documents administratifs et instruire les demandes, le cas échéant Assurer le volet administratif de la gestion patrimoniale (rédaction des baux, conventions, mise à dispositions…) Assurer la gestion des assurances de la communauté en lien avec la Direction des Affaires Financières Management, animation et pilotage du secrétariat général et de l’accueil principal Organiser l’assistanat du Président, des élus, de la Direction Générale Organiser l’ensemble des missions rattachées au service et optimiser son fonctionnement Organiser et superviser la gestion du courrier entrant/sortant, et des archives à l’échelle de la communauté De manière ponctuelle Assurer l’accueil général du siège, en cas d’absences (accueil physique et téléphonique) Assurer le secrétariat de direction Apporter un soutien administratif auprès des autres services Participer à des évènements internes et externes. Profil recherché Savoir-faire : Capacité à animer, motiver et développer l’esprit d’équipe Anticiper et analyser les évolutions juridiques pour la communauté Qualités rédactionnelles et capacités d’analyses et de synthèse confirmées Maitrise des outils bureautiques Savoir organiser, planifier son travail Savoir respecter les délais Savoir-être : Discrétion professionnelle et obligation de réserve professionnelle Sens du travail en équipe Sens de l’organisation, rigueur, réactivité, capacité à prioriser et à gérer l’urgence et les pics d’activités en fonction des nécessités de service Capacité d’analyse, de concentration et d’anticipation Gestion du stress Qualités relationnelles et sens du dialogue