Gestionnaire administration des ventes export

QUI SOMMES-NOUS ?

PAYOT est une marque de soins de beauté française, créée par la Docteure Nadia Payot en 1920.
Née dans l'intimité des salons de beauté, au contact des femmes, elle a souhaité mettre son expertise professionnelle au service de leurs besoins et envies. Une approche conservée à travers le temps et qui a fondé une vision très personnelle de la beauté : pour PAYOT, la beauté est affaire de confiance en soi.
Une confiance qui se révèle, s'entretient et peut se renforcer.
Ainsi, pour accompagner cette quête, PAYOT conçoit des produits responsables et sensoriels, associés à une gestuelle, spécificité qui a fait de la marque l'inventeur du concept de facialiste. L'association au geste exacerbe l'efficacité du produit, promesse d'une belle peau. La sensorialité renforce le lien entre l'individu et son corps – promesse de se sentir mieux dans SA peau.

Dans le cadre d'un CDD de 3 mois, PAYOT recherche un(e) Gestionnaire Administration Des Ventes Export H/F.

VOS MISSIONS

Rattaché(e) à la Manager Customer Service Export, vous assurez le suivi administratif et opérationnel des ventes internationales. Véritable interface entre les clients, les équipes internes et les partenaires logistiques, vous garantissez la bonne gestion des commandes, la fiabilité des informations transmises et le respect des procédures export. Vous contribuez ainsi au bon déroulement des opérations commerciales à l'international et à la satisfaction des clients.

Les missions sont les suivantes :

1. Gestion des commandes export
Réception, vérification et enregistrement des commandes clients export.
Contrôle des conditions commerciales : prix, délais, incoterms, conditions de paiement, etc.
Transmission des commandes au partenaire logistique et suivi du traitement des commandes.
Coordination avec la production, la logistique, et le partenaire logistique pour assurer la disponibilité des produits

2. Coordination avec le partenaire logistique
Communication quotidienne avec le partenaire logistique pour le suivi des préparations de commandes et expéditions.
Validation des instructions d'expédition et des incoterms.
Contrôle de la conformité des documents d'expédition et douaniers établis par le partenaire (packing list, certificat d'origine, documents de transport, etc.)

3. Gestion administrative et facturation
Émission des factures clients export, suivi des investissements POSM et transmission des documents d'expédition
Gestion des paiements en lien avec le service financier (relance paiements, acompte, suivi lettrage des comptes)
Mise à jour des données clients et des commandes dans l'ERP (SAP)
Information régulière des clients sur l'état d'avancement de leurs commandes.
Gestion des réclamations (retards, erreurs de livraison, litiges transport, etc.) en lien avec le partenaire logistique.

4. Support commercial
Support administratif aux commerciaux export (mise à jour des order form, suivi des prix, organisation des incentive).
Contribution à l'amélioration continue des processus ADV et de la communication avec les partenaires logistiques.

Ces missions sont évolutives et cette liste est communiquée à titre indicatif. Elle ne présente pas de caractère limitatif, ni exhaustif.

PROFIL RECHERCHÉ

De formation de Bac +2 et plus, vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum dans un service adv/export, de préférence dans le secteur des cosmétiques.
Rigoureux (se) et proactif(ve) vous êtes polyvalent(e) et curieux(se).
Doté(e) d'un esprit vif, votre sens du client et votre excellent relationnel vous permettront de réussir à ce poste.

Vous recherchez un environnement de travail épanouissant et flexible ? Ce poste est fait pour vous

LIEU DE TRAVAIL

Neuilly-sur-Seine – organisation hybride (présentiel/distanciel).

AVANTAGES

• Dotations de nombreux produits

• Remise sur les soins et produits

• Abonnement Gymlib

• Avantages CSE (Happypal)

• Restaurant inter entreprise

• Navette de transport

ÉTAPES DU RECRUTEMENT

1. Échange téléphonique : présélection et validation des points clés du CV.
2. Premier entretien : échange avec les RH et le Manager Customer Service Export.

Vous souhaitez travailler dans un environnement bienveillant, au sein d'une équipe soudée, pour une marque de cosmétique engagée et à taille humaine ?

Rejoignez la Team PAYOT