Assistant·e projets événementiels h/f

Rejoignez une association engagée et porteuse de sens !

CDD - 6 mois La Membrolle-sur-Choisille (37)

Association reconnue d'intérêt général, Magie à l'hôpital, agit depuis près de 20 ans pour apporter des moments de magie et d'espoir aux enfants hospitalisés ou en longue maladie, ainsi qu'à leurs familles.

À travers des projets événementiels à fort impact humain, l'association défend des valeurs fortes de solidarité, d'engagement collectif et de respect.

Dans le cadre d'un renforcement temporaire d'activité, Magie à l'hôpital recrute :

Assistant·e projets événementiels (H/F)

Votre mission :

Rattaché·e à la Chargée de projets événementiels, vous l'assistez dans la préparation, l'organisation, la coordination et le suivi administratif et logistique de plusieurs événements structurants pour l'association.

Vous intervenez sur des projets à forte dimension humaine, impliquant de nombreux interlocuteurs (hôpitaux, bénévoles, partenaires, prestataires), dans un environnement collaboratif et engagé.

Votre responsabilité :

Contribuer au bon déroulement opérationnel et administratif des projets événementiels, dans le respect des délais, des engagements et des valeurs de l'association.

Vos missions : En appui direct de la Chargée de projets événementiels, vous contribuez au bon déroulement administratif, organisationnel et logistique des événements, dans un cadre confidentiel et exigeant.

À ce titre, vous intervenez sur les missions suivantes :

- Constituer, mettre à jour, centraliser et classer l'ensemble des dossiers événementiels (documents administratifs, conventions, autorisations, contacts, éléments logistiques)
- Rédiger, envoyer et assurer le suivi opérationnel des conventions, autorisations et accords avec les différents partenaires (envois, relances, archivage)
- Gérer les invitations et inscriptions : préparation des envois, suivi des réponses, confirmations de présence et mises à jour des listes de participants
- Animer les outils de coordination (groupes de travail, messageries collaboratives), en garantissant la bonne diffusion des informations
- Mettre à jour les rétro-plannings, check-lists, feuilles de route et tableaux de suivi afin de sécuriser le respect des échéances
- Organiser et coordonner la logistique opérationnelle : réservations, matériel, prestataires, échanges et confirmations
- Assurer le lien administratif avec les bénévoles : transmission des informations pratiques, suivi des plannings et des heures de bénévolat
- Suivre administrativement les prestations et éléments nécessaires aux bilans post-événement
- Rédiger et envoyer des communications (emails d'information, messages pratiques, contenus courts)

Les enjeux du poste :

- Sécuriser l'organisation administrative et logistique des événements
- Fluidifier la coordination entre les différents interlocuteurs
- Garantir la fiabilité des informations et le respect des échéances
- Contribuer à des projets à fort impact humain dans un contexte exigeant et rythmé

Compétences clés :

- Maîtrise des outils bureautiques
- Bon niveau rédactionnel
- Organisation, rigueur et gestion des priorités
- Aisance relationnelle et téléphonique
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et des publics différents
- Sens du détail et respect des procédures