RESPONSABILITÉS :
Activités :
Accueil et relation avec public :
Accueillir les personnes et identifier leur demande
Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers le bon interlocuteur
Réceptionner, enregistrer et trier le courrier et le remettre au supérieur hiérarchique
Déposer le courrier à la Poste
Actualiser l'affichage
Gérer la messagerie générale de l'établissement et la mise à jour du site internet
Faire visiter l'établissement
Gestion administrative du résidant pendant toute la durée de son séjour:
Accueillir des résidants ou des référents pour les formalités administratives et logistiques liées au séjour
Créer et mettre à jour le dossier du résidant
assurer le classement et l'archivage
Créer et suivre les dossier d'APA, d'aide sociale
Consulter, mettre à jour ou saisir des dossiers sur informatique
Transmettre le suivi trimestriel à la MDA
Emettre des titres de recette de l'établissement et passer les écritures de fin d'année
Contrôler l'application des procédures spécifiques à l'établissement en manière de facturation
Gestion administrative générale:
Diffuser et/ou envoyer les bulletins de paie
Mettre à jour l'affichage des tarifs et sur les sites obligatoires, transmissions aux départements, familles
Secrétariat polyvalent:
Gérer le secrétariat de direction et le suivi de l'agenda
Réaliser de la reprographie, classement, frappe et mise en forme de documents
Participe à la logistique des évènements (fête, journée des familles)
Participer à la rédaction du rapport d'activité pour sa partie et transmettre des données pour des tableaux de bord
Apporter sa participation à l'adjoint de direction
Organisation du travail :
Le secrétariat est ouvert du lundi au vendredi par roulement : de 9h30 à 12h30 et de 13h à 17h30 - Poste à 100%
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences & qualités
Accueillir, renseigner et orienter le public
Respect de la confidentialité et du secret professionnel
Sens du service public et devoir de réserve
Savoir reformuler une demande, en résumer les points clés et synthétiser les informations
Identifier/analyser des situations d'urgence et définir des actions
Ordre et rigueur dans la gestion du travail
Connaissances bureautiques
Aisance relationnelle
Gérer ses émotions, son stress
Capacités d'adaptation
Connaissances en comptabilité publique et gestion budgétaires et comptables
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