Chargé / chargée d'accueil (h/f)

CONTRAT DE REMPLACEMENT

MISSIONS CONFIÉES :
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice de l'Administration Générale et du juridique, le/la chargé(e) d'accueil oriente, renseigne le public et coordonne l'intendance ainsi que la conciergerie de l'Hôtel de Ville.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers ;
Renseigner et orienter les usagers vers les différents services communaux ;
Prendre les messages ;
Gérer et contrôler le planning des réunions en relation avec le Cabinet du Maire et le Secrétariat Général ;
Préparer les salles de réunion ;
Mettre en place le matériel de visioconférence pour la tenue de réunions ;
Accompagner à l'utilisation du WIFI public.

ACTIVITES SECONDAIRES :
Gérer l'affichage d'informations à destination des administrés ;
Veiller à l'intendance et au fonctionnement interne du bâtiment (contrôle des stocks, du nettoiement des salles et du bon fonctionnement des locaux) ;
Préparation les commandes et installer les salles, les buffets lors des différents évènements en lien avec le Cabinet, la Direction Générale ;
Assurer les missions administratives et de secrétariat en lien avec le Cabinet du Maire : envoi d'invitations pour les cérémonies, faire-part, revue de presse.etc ;
Gérer le courrier arrivé et sa distribution dans les services ;
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers du service assurances et réglementation.

FORMATIONS ET QUALIFICATIONS REQUISES :

Connaissances générales et professionnelles :
- Détenir des connaissances de base en lien avec l'environnement territorial
- Connaître l'organisation communale et l'organigramme de la collectivité afin d'orienter au mieux les administrés

Compétences générales et professionnelles :
- Maîtriser le standard téléphonique
- Maîtriser l'outil informatique pour la planification des réunions
- Maîtriser Word et Excel ainsi que le logiciel courrier et le logiciel comptable
- Etre capable d'organiser méthodiquement son travail
- Gérer les stocks de produits et matériel d'entretien
- A compétences égales, la maîtrise de la langue Corse est un atout

Compétences comportementales :
- Respecter ses devoirs statutaires
- Etre organisé(e), réactif(ve), rigoureux(euse)
- Etre polyvalent(e) et méthodique
- Etre ponctuel(le)
- Etre autonome dans l'exercice de ses missions tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
- Avoir le sens du service public et des responsabilités
- Etre capable de s'organiser et de prioriser les tâches
- Etre respectueux(euse) de la hiérarchie
- Faire preuve de confidentialité

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Conditions d'exercice :
Travail en bureau et guichet d'accueil

Hygiène et sécurité :
Port d'une tenue adaptée à l'accueil d'un lieu recevant du public
Travail sur écran
Station assise prolongée

REMUNERATION
Rémunération brute minimale annuelle de 22 272 €
Traitement indiciaire + RIFSEEP + CASC (Association pour l'action sociale et culturelle à partir de 6 mois de présence dans la collectivité) + chèque-déjeuner
Participation à la mutuelle

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires

Les candidatures (CV + lettre de motivation) doivent être adressées à l'attention de M, le Maire, en un seul document, à l'adresse suivante : recrutement@portivechju.corsica

Pour les agents titulaires, merci de joindre votre dernier arrêté de position administrative

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