Publiée le 18 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Placé·e sous l'autorité du directeur général adjoint des services Administration générale, vous êtes chargé·e des missions suivantes : Accueil téléphonique et physique Assurer l’accueil physique et téléphonique, Informer les interlocuteurs sur le circuit du courrier et relayer, si nécessaire vers les services, Traitement et envoi du courrier Réceptionner et ouvrir le courrier provenant de la poste, hormis les courriers « confidentiels" (Casier judiciaire, expertise médicale, courriers à l’attention des élus …) qui seront directement distribués dans les services, Dater et enregistrer le courrier (élaborations de bordereaux d’enregistrement), Identifier le destinataire du courrier et le trier par département, Effectuer, si besoin des copies pour transmettre l’information à l’ensemble des personnes concernées, Envoyer le courrier pour lecture au Cabinet du maire puis à la direction générale des services, A l’issue, récupérer le courrier et assurer le dispatching vers les directions générales, Animation et pilotage d’une équipe Répartir les activités entre les agents, Gérer le planning des activités (Courses,), Transmettre des consignes et des procédures et veiller à leur application, S’assurer de la qualité des services faits, Faire l’interface entre l’équipe et la hiérarchie, Gestion administrative et budgétaire Participer à la définition des besoins en équipement du service Etablir les bons de commandes pour les fournitures Profil recherché Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de leur organisation ainsi que des circuits administratifs et décisionnels. Doté·e de qualités d’analyse, vous savez identifier les informations essentielles et traiter les documents avec rigueur et discrétion. Manager de proximité, vous possédez des aptitudes avérées en animation d’équipe, communication et organisation du travail. Vous maitrisez les techniques de planification, de suivi d’activité et les outils bureautiques nécessaires au pilotage de l’activité. Réactif.ve, méthodique et autonome, vous êtes en capacité de garantir la continuité et la qualité du service. Permis B souhaité.
