Dans le cadre des missions au sein du secteur asile et réfugiés et notamment service AGIR, qui accompagnent des bénéficiaires de la protection internationale, sont à assurer : Des Tâches liées à l'accueil : - Accueil et orientation des personnes se présentant à l'accueil (personnes accompagnées, partenaires, personnes extérieures), - Prise en compte de la demande liée aux besoins des personnes accueillies et relais de l'information au travailleur social référent, - Répondre au téléphone, transférer les appels, prendre et transmettre les messages aux personnes concernées, - Assurer la circulation des informations liées au service. - Gestion et prise de rendez-vous ; gestion de calendriers outlook. Des Tâches administratives : - Gestion des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et au travail social : mise en forme de courriers et documents, préparation, rédaction et mise à jour des contrats d'accompagnement, préparation des dossiers des familles accompagnées, tenue de tableaux liés à l'activité, tri, classement, etc. - Gestion de la boite mail générique du service; gestion du planning des salles de réunion - Mise à jour des bases de données, des fichiers, extractions statistiques. - Réalisation et diffusion des comptes rendus, gestion organisationnelle de réunions - Opérations classiques de secrétariat : Photocopies, scans, archivage, réception et distribution du courrier, affranchissement du courrier et dépôt poste, préparation des éléments de réponse, rédaction de courriers, mise à jour des tableaux d'affichage. - Gestion des commandes dont fournitures de bureau, produits d'entretien et réalisation et suivi d'achats validés par la cheffe de service - Interface pour la maintenance téléphonique, informatique, et avec les prestataires extérieurs - Pointage des factures afférentes au fonctionnement du site : factures interprètes et factures fournisseurs divers - Collaboration au suivi et tâches du pôle administratif, RH et Financier - Veille du respect des règles, contrats et chartes qui régissent les rapports entre les usagers et l'institution, - Collaboration au travail d'équipe et à la cohésion associative en s'inscrivant dans une collaboration professionnelle pluridisciplinaire
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.