Gestionnaire de scolarité h/f

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Lettres et Sciences Humaines.
Le gestionnaire de scolarité en secrétariat de diplômes a pour mission principale la participation et la contribution au bon déroulement des études des étudiants.

Placé sous la responsabilité directe de la Responsable du service de la scolarité, il/elle sera en charge de la gestion pédagogique et administrative de la Licence de Psychologie.

- Assurer l'organisation de la scolarité des étudiants et l'organisation des enseignements
• Elaborer les emplois du temps
• Saisir dans CELCAT les absences et les reports de cours avec affectation de salles et saisie des codes
• Créer les groupes dans Apogée et répartir et saisir les étudiants dans les groupes de TD
• Suivre les absences des étudiants, les tiers-temps et les ERASMUS

- Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants, enseignants)
• Informer et conseiller les différents acteurs de l'UFR
• Accueil physique et téléphonique des différents publics
• Interface entre les étudiants, les enseignants et la scolarité centrale
• Gérer la messagerie et les courriers attenants à l'activité

- Aider au déroulement des examens
• Organiser les oraux et les soutenances de stages
• Collecter, vérifier et mettre en forme les sujets d'examens
• Vérifier la présence des étudiants aux épreuves
• Désanonymer les copies d'examen terminal
• Assurer le contrôle de la cohérence des notes
• Saisir les notes des contrôles continus et des examens terminaux dans APOGEE
• Elaborer les procès-verbaux des jurys et préparer les délibérations
• Afficher les résultats

- Participer à la gestion administrative de la scolarité
• Participer à l'organisation du calendrier pédagogique de la vie étudiante
• Participer au contrôle du respect de la mise en œuvre des modalités de contrôle des connaissances
• Vérifier les états de service des enseignants et des intervenants extérieurs
• Assurer la mise à jour et la diffusion du livret de l'étudiant
• Coordonner le travail avec d'autres composantes

- Activités associées
• Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative
• Suivre l'évolution de la réglementation
• Sauveteur secouriste du travail
• Participer aux JPO, réunions de pré-rentrée, forum avenir étudiants
• Alimenter le site de l'UFR LSH sur la partie formation de Psychologie
• Fiabiliser les services des filières licences en collaboration avec le service RH de l'UFR LSH

PROFIL RECHERCHÉ :

Contraintes particulières de travail :
• Adaptabilité aux changements (nouvelles accréditations de diplômes, nouvelles modalités de contrôles des connaissances, réformes universitaires,)
• Combiner des compétences de gestion de scolarité de secrétariat et de scolarité générale par le suivi administratif et pédagogique des étudiants
• Forte amplitude de travail en période d'examens et de rentrée universitaire
• Contraintes de gestion liées aux calendriers universitaires
• Pallier l'absence des collègues absents

Savoir-faire et savoir-être :
• Rigueur indispensable dans l'application des textes régissant le déroulement des études
• Technicité et bonne connaissance des structures des maquettes des diplômes
• Bonne connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et du déroulement d'une année universitaire
• Sens de l'organisation et autonomie
• Polyvalence
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (WORD, EXCEL, APOGEE, CELCAT, PSTAGE)
• Capacité à anticiper
• Avoir un bon relationnel
• Gestion du stress

Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels
CDD à pourvoir dès que possible, jusqu'au 31/08/2026, renouvelable

Conditions salariales
• Rémunération selon expérience

Avantages
• Accès aux services de l'Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
• Comité d'action sociale, prestations sociales de l'établissement et interministérielles

Date limite dépôt de candidature : 03/06/2026