Secrétaire (h/f)

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d’amis de personnes en situation de handicap intellectuel.

Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d’un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L’ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.

L’IME Les Glycines – 3 Rue Molière – 78100 SAINT GERMAIN EN LAYE (proche RER A) accueille 94 enfants et adolescents, à partir de 5 ans et jusqu’à 20 ans, déficients intellectuels, en situation de handicap.

Rattaché au Directeur et en lien avec l’ensemble des professionnels de l’établissement et des services supports du siège l’assistant de direction réalise les missions suivantes :



Missions
Activités


Accueil – réception


Gestion et organisation d’agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles
Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l’accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner
Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées
Réception et contrôle des livraisons sur site




Secrétariat et gestion administrative


Frappe et référencement de l’ensemble du courrier de l’établissement
Gérer les stocks bureautiques et passer commande
Réaliser de la gestion documentaire
Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction
Assurer des tâches de classement et gérer l’archivage.
Aide à l’actualisation et à la mise en forme des documents
Organiser l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veiller à son actualisation.




Gestion ressources humaines


Accueillir les nouveaux salariés
Diffuser les annonces validées
Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement
Suivre les dossiers du personnel (60)
Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )
Réaliser le suivi des congés du personnel
Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH
Saisir les déclarations d’accidents de travail
Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail







Gestion des données comptables et fournisseurs


Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse
Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis
Passer commande de fournitures et matériels
Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction




Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l’agent technique)


Organiser le suivi général de la maintenance de l’établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)
Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l’établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,
Mise à jour des informations dans le logiciel métier
Suivi des véhicules de l’IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).
Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires




Vie institutionnelle


Représenter l’ESMS auprès des autres ESMS de l’association
Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes
Participer à la politique d’action et d’amélioration continue de la qualité
Participer à l’actualisation régulière des documents institutionnels.





Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo
Diplômé(e) d’un BTS et d’une expérience professionnelle d’au moins 10 ans .
Expérience dans le secteur médico-social.



Savoir
Savoir-faire
Savoir-être




Maîtrise des outils informatiques
Respect de l’intégrité de la personne
Connaissance RH
Règles de classement et d’archivage




Capacités rédactionnelles et de synthèse
Reporting
Travail en équipe
Rendre des comptes à sa hiérarchie
Juste distance professionnelle




Bonne présentation
Sens relationnel
Rigueur et organisation
Sens de l’accueil
Prise d’initiative et réactivité





Conditions :

Selon rémunération CCNT 1966