Chargé de la gestion des assemblées

Relations fonctionnelles

Relations régulières avec l'ensemble des membres du Cabinet, les Elus du Département, le Directeur général des services, et les Directions.

Missions

Au sein du pôle « Coordination de la prise de décision » (3 agents), la Direction Appui à la Performance, rattachée au Directeur général des services, recrute un/une



CHARGE DE LA GESTION DES ASSEMBLEES F/H



VOS MISSIONS


Vous prenez en charge le processus de tenue des assemblées et plus particulièrement pour la Commission permanente, de la phase de programmation du calendrier semestriel des instances à la phase de publication des délibérations post instances, dans le respect du cadre juridique inhérent au domaine.


A ce titre, vous intervenez dans le cadre des réunions mensuelles de la Commission permanente (27 élus) :


1. Convocation des conseillers départementaux et mise à disposition de tous les documents nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,

2. Responsabilité du processus de validation des recueils et de la tenue des délais,

3. Suivi de l’élaboration des rapports, des documents annexes et délibérations par les Directions métiers,

4. Préparation et participation aux séances (uniquement en journée),

5. Prise des résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle, puis affectation de ces derniers dans le logiciel Airs Délib

6. Gestion des procédures post séance à la fois par la réception de flux financiers pour les plénières et la transmission dématérialisée de l’ensemble des éléments au contrôle de légalité,

7. Responsabilité du processus de publication des actes sur intranet et internet en lien avec la Direction de la communication.


Vous travaillez dans un environnement fortement dématérialisé et veillez à la fiabilité des délibérations et au respect des délais réglementaires.


Dans une logique d’amélioration de la qualité entrante, vous co-animez des sessions de formation à l’utilisation du logiciel Airs Délib. Vous pourrez être amené à publier une à deux fois par mois en fonction de l’actualité, des posts sur le canal de discussion des utilisateurs du logiciel Airs Délib.


Dans une logique de modernisation et d’innovation, vous participez activement à la vie du Pôle en vous montrant force de proposition sur les pratiques professionnelles existantes et la recherche de gains potentiels.


Vous pouvez être amené à travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.



Dans un objectif de continuité de service, vous pouvez être amené à effectuer des missions dévolues à l’autre poste de Chargé de la gestion des Assemblées responsable du processus des réunions du Conseil départemental (42 élus, réunions trimestrielles).

Activités principales

8. Convocation des conseillers départementaux et mise à disposition de tous les documents nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,
9. Responsabilité du processus de validation des recueils et de la tenue des délais,
10. Suivi de l’élaboration des rapports, des documents annexes et délibérations par les Directions métiers,
11. Préparation et participation aux séances (uniquement en journée),
12. Prise des résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle, puis affectation de ces derniers dans le logiciel Airs Délib
13. Gestion des procédures post séance à la fois par la réception de flux financiers pour les plénières et la transmission dématérialisée de l’ensemble des éléments au contrôle de légalité,
14. Responsabilité du processus de publication des actes sur intranet et internet en lien avec la Direction de la communication.

Diplômes et niveaux d'expérience requis

De formation supérieure (Bac minimum) dans le domaine administratif/juridique, vous disposez d’une première expérience professionnelle idéalement dans la fonction publique. Vous possédez des notions générales en droit des collectivités locales ainsi qu’une bonne connaissance de leur fonctionnement.

Rigoureux, organisé et réactif, vous savez vous montrer disponible et gérer les situations de stress liées au calendrier des instances.

Vous êtes doté d’un bon relationnel et avez démontré des qualités rédactionnelles.

Caractéristiques particulières

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Savoirs

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Savoir-faire

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Savoir-être

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