Secrétaire finance de division (h/f) - reims (51)

En votre qualité de Secrétaire finance de la division des examens et concours, vos missions seront les suivantes:
-Le secrétariat -Accueil physique et téléphonique des usagers
-Tri du courrier postal
-Gestion du courrier électronique entrant et sortant
-Gestion du courrier dans l'application Elise
-Gestion de l'agenda de la cheffe de division
-Mise en ligne des circulaires dans le répertoire académique,
-Saisie et mise en forme de tous les types de courriers et mise à jour de divers documents (annuaire, organigramme, tableau des congés.),
-Traitement des demandes relatives à la reconnaissance d'un titre ou d'un diplôme
-Attestation ou diplôme « certifié conforme » pour études à l'étranger
-Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
-Le suivi financier -Suivi des commandes et des factures (repas, fournitures .),
-Gestion des stocks de fournitures et de papeterie d'examens,
-Gestion des demandes d'achat dans le logiciel
-Traitement des commandes de billets de train en relation avec l'agence Amplitudes,
-Mise à jour du tableau de suivi des dépenses de la division,
-Gestion des subventions de la matière d'œuvre,
-Saisie des Indemnités de Chef du Baccalauréat (ICB),
-Convocations et paiement des frais de rémunération et de déplacement des enseignants EPS,
-Elaboration des attestations Pôle Emploi, des certificats d'exercice, des attestations de l'employeur et de cessation de cotisations Ircantec concernant les vacataires.
-Diplôme de compétence Langue -Elaboration des arrêtés de constitution de jury, des convocations des examinateurs et des membres du jury,
-Edition et envoi des diplômes aux candidats
Conditions particulières d'exercice :
Lieu d'exercice : Rectorat de Reims
Quotité : temps complet
Date de début: 25 août 2025
Date de fin: 31 août 2026
Vous êtes soumis au respect des procédures et des calendriers. Vous rencontrez de nombreuses interruptions dans le travail d'où la difficulté à rester concentré. Vous pouvez être soumis à des périodes de travail plus intenses.
Processus de recrutement : une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat. Les candidats ayant reçu un avis favorable seront contactés par le service gestionnaire lorsqu'un poste se libère.
Profil recherché :
Compétences attendues:
Connaître les règles administratives et les procédures de communication administratives
Connaître l'environnement professionnel
Savoir utiliser les outils bureautiques (Fax, photocopieur, téléphone.)
Savoir utiliser les applications informatiques
Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
Etre autonome avec un esprit d'équipe
Traiter et faciliter la circulation de l'information
Avoir le sens de la communication
-Savoir s'organiser, être rigoureuse, méthodique et disponible
-Savoir respecter la confidentialité.