Adjoint au chef du service des moyens, de la logistique et de l'accueil

Activités principales
Sous l’autorité du chef du service des moyens, de la logistique et de l’accueil, l’adjoint participe à l’organisation, à la coordination et au suivi des activités du service. En l’absence du chef de service, l’adjoint assure la continuité de fonctionnement du service et représente celui-ci auprès des interlocuteurs internes et externes sur les dossiers courants.
1. Appui à la coordination du service
• Assiste le chef de service dans le pilotage, l’organisation et la coordination des activités et des productions du service
• Contribue au suivi opérationnel des prestations logistiques, techniques et d’accueil sur l’ensemble des sites
• Participe à la programmation des travaux nécessaires dans les bâtiments de l’ATE 47: planification, coordination, suivi, évaluation, priorisation
• Participe au contrôle de la qualité des prestations fournies et contribue à l’amélioration continue du service rendu aux bénéficiaires
• Participe à l’évaluation des besoins des services occupants et assure le traitement des demandes d’intervention
• Participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures de fonctionnement du service
• Participe au pilotage du parc automobile et contribue à l’optimisation de son utilisation
• Participe à la coordination des activités d’accueil, de standard téléphonique, de point d’accueil numérique (PAN) et de gestion du courrier, selon l’organisation en vigueur
• Participe à la continuité des activités en lien avec l’équipe du service en fonction des besoins
• Participe au suivi des indicateurs de performance en lien avec le contrat de service et contribue à la production des bilans et tableaux de bord du service
• Élabore des notes et des procédures relatives aux activités du service et participe directement à leur mise en application
• Est force de proposition pour permettre une amélioration continue des activités du service
2. Référent du service sur des dossiers spécifiques
• Contrôles réglementaires et opérations de maintenance: lien avec les entreprises, suivi des interventions sur site, analyse des livrables et formalisation de propositions visant à permettre la levée des observations
• Analyse des devis: participe à l’analyse des devis reçus afin de s’assurer qu’ils soient en cohérences avec les cadres de référence des différents marchés en vigueur en lien avec le service du budget et de l’immobilier
• Prestation ménage: coordonne la mise en œuvre de cette prestation sur les différents sites
• Appels d’offre: coordonne les aspects techniques et logistiques relatifs aux appels d’offres en lien avec le service du budget et de l’immobilier
• Mutualisation: fiabilise le travail élaboré au sein du Pôle mutualisation et appui l’agent en poste en fonction des besoins


Spécificités du poste
• Déplacements entre les différentes implantations des structures bénéficiaires
• Disponibilité, polyvalence, organisation
• Travail sous délais contraints