Agent d'état civil: mariages (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service état civil et titres d'identité a pour mission principale l'accueil du public et la gestion des rendez-vous relatif à la délivrance des actes d'état civil (dressé ou transcrit, reconnaissance), la gestion des cérémonies de mariage, baptême et PACS, l'établissement des titres d'identité et de diverses formalités, en collaboration avec les partenaires externes (parquet, entreprises de pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes, etc...).

Vous serez en charge de l'accueil et de l'information au public, de la réalisation des missions relatives au dressé, à la rectification d'actes, à la transcription et à l'apposition des mentions, ainsi qu'à la préparation et à la participation aux célébrations en salle de mariage.

Vos missions principales seront :

* La rédaction d'actes de mariage :

- vous recueillerez et contrôlerez la validité des pièces officielles requises pour l'élaboration de l'acte,

- vous enregistrerez informatiquement les éléments du dossier et éditerez l'acte,

- vous préparerez les documents (avis de mention, livret de famille, certificat de célébration, passeport pour le bonheur, etc...),

- vous publierez le projet de mariage sur et hors Nice,

- vous gérerez et suivrez des auditions préalables,

- vous contrôlerez des dossiers saisis avec le référent métier de la section,

- vous tiendrez les registres à jour,

- vous assurerez de manière occasionnelle des déplacements en maison d'arrêt, à domicile ou à l'hôpital.

* L'établissement, la délivrance de l'acte de mariage :

- vous accueillerez des époux et leurs familles,

- vous contrôlerez et éditerez les actes de mariage,

- vous lirez en salle et mettrez en signature des actes de mariage (participation en semaine et le samedi sur les deux sites : hôtel de ville et annexe Parc Phoenix).

* La gestion des tâches du back office :

- vous suivrez des tableaux de bord,

- vous saisirez des publications des bans extérieures,

- vous mettrez à jour des actes d'état civil (formulation de mentions) et des livrets de famille,

- vous gérerez des diverses missions de back office - statistiques, commande de documents, etc...,

- vous organiserez des cérémonies de mariage (édition des plannings à l'attention des élus et de la répartition des célébrations sur les différentes salles de mariages).

* Le classement et l'archivage de documents :

- vous constituerez, classerez et archiverez des dossiers.

* La participation aux permanences le samedi, une à plusieurs fois par mois :

- vous prendrez la parole en public, accompagnerez l'élu et lirez les actes.

Mission annexes :

- vous traiterez en guichet ou en back office les demandes de PACS,

- vous participerez, le cas échéant, sur des missions dévolues aux autres unités du service et aux autres services de la direction.

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :

- vous possédez des connaissances élémentaires en droit civil,

- vous savez accueillir et orienter le public,

- vous maîtrisez l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier,

- vous maîtrisez une ou plusieurs langues étrangères.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(euse),

- vous possédez une sens relationnel aigu,

- vous êtes disponible.