Assistant administratif & gestion (h/f)

MISSIONS & RESPONSABILITES :

Accueil & Flux de communication
– Gestion du standard téléphonique fixe
– Réception, traitement et dispatch des emails entrants (boîte accueil)
– Secrétariat courant : courrier, rédaction de devis simples, gestion des agendas

Appels d'Offres Publics
— Volet administratif
– Veille et identification des AO publics sur e-marches publics, Dematis, Maximilien…
– Constitution et mise en forme des dossiers de candidature (DC1, DC2, attestations, références)
– Mise en forme et relecture des mémoires techniques (structure, présentation, charte graphique)
– Suivi des échanges sur les plateformes dématérialisées et respect des délais de dépôt – Archivage et traçabilité des candidatures déposées

Support opérationnel & assistanat de direction
– Appui des 3 encadrants : coordination, relances, collecte de pièces
– Suivi des documents de chantier : PPSPS, DOE, PV de réception, ordres de service
– Assistanat du Président : gestion d'agenda, préparation de réunions – Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, procédures internes

Facturation & Décomptes (DGD)
– Établissement des factures clients selon les avancements transmis par l'équipe terrain
– Dépôt et suivi sur Chorus Pro (marchés publics) et plateformes privées
– Préparation des Décomptes Généraux Définitifs (DGD) sur la base des éléments transmis
– Relances clients sur retards de paiement et suivi de la libération des retenues de garantie
– Suivi du tableau de bord facturation / encours clients

Pré-comptabilité & Suivi comptable
– Récupération, rapprochement et traitement des factures clients et fournisseurs
– Suivi fournisseurs : préparation des mises au paiement après validation RAID
– Lettrage clients/fournisseurs dans l'outil comptable
– Rapprochements bancaires selon la périodicité définie
– Préparation et transmission des éléments mensuels au cabinet comptable (Pennylane à venir)

Liaison Cabinet Comptable & éléments RH
– Interface avec le cabinet comptable : TVA, révision, préparation du bilan
– Collecte et transmission des éléments variables de paie (heures, primes, absences)
– Gestion des notes de frais et justificatifs
– Suivi administratif RH : contrats, visites médicales, déclarations, registre du personnel

Structuration & digitalisation (mission transverse)
– Participation à la migration et structuration SharePoint dans le cadre de Microsoft 365 Copilot
– Mise en place de routines de suivi : AO, facturation/DGD, fournisseurs, cabinet
– Formalisation de checklists et tableaux de bord légers pour fiabiliser les processus
– Force de proposition sur l'amélioration continue de l'organisation administrative

Profil :
Formation : BTS Assistant de Gestion PME/PMI, DUT GEA ou équivalent
Expérience : Minimum 3 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement BTP ou entreprise générale
Comptabilité : Notion de pré-comptabilité et des outils comptables appréciée (Pennylane — migration en cours)
Outils : Pack Microsoft 365 (Excel, Word, SharePoint, Copilot) — niveau opérationnel requis
Marchés publics : Connaissance des marchés publics, plateformes de dépôt, Chorus Pro — un vrai atout
Qualités clés : Rigueur, autonomie, sens de la confidentialité, polyvalence, gestion des priorités en TPE