Secrétaire administrative en foyer d'accueil médicalisé (h/f)

Le Technicien administratif ou la Technicienne administrative effectue des travaux administratifs d'une certaine complexité. Elle peut être occasionnellement amenée à participer à des travaux ne relevant pas strictement de sa spécialité.
Il/Elle peut être en charge d'activités de reprographie et d'archivage.
Il/Elle est placé sous l'autorité hiérarchique da la Directrice du Foyer d'Accueil Médicalisé (FAM) Alain Lefranc et le cas échéant de la Cheffe de service (Cadre de santé).
Le Technicien administratif/Technicienne administrative travaille en collaboration avec ses collègues.
Il/elle est en relation avec les différents services de la structure (SSE, Cuisine, Lingerie, ménage, Soins) et avec les Services du Domicile AMARYLLIS.
Ses missions principales :
- Accueillir les personnes et identifier leur demande,
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,
- Réaliser des opérations de saisie de courrier, de tableaux, selon les consignes,
- Constituer les dossiers administratifs et contrôler les données, leur mise à jour, les retours ou les relances,
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages,
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Powerpoint) et les nouveaux logiciels si besoin,
- Procéder à l'indexation, au classement et à l'archivage de documents,
- Respecter les méthodes de classement et d'archivage de l'établissement,
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes,
- Réaliser des travaux de reprographie,
- Établir la facturation pour les départements pour les résidents (FAM, AMARYLLIS), pour le loyer de l'appartement tremplin, pour les prêts de véhicules,
- Suivi des factures fournisseurs et de la banque,
- Suivi des dossiers stagiaires en lien avec la Cheffe de service,
- Suivi des dossiers Résidents (orientation, Aide sociale, CPAM, Mutuelle,...) et notamment les dossiers d'accueil définitif et temporaire,
- Gestion des fournisseurs (suivi des factures, commande papeterie et suivi de stock,),
- Tenue des mouvements des résidents (absences, entrées, hospitalisations, sorties...),
- Suivi du versement des APL et constituer le dossier de demande d'APL pour les nouveaux
résidents,
- Suivi du dossier Assurance,
- Facturation de l'hébergement, des auxiliaires de vie et des activités aux résidents, aux bénéficiaires et aux départements.
- Gestion de la caisse AMARYLLIS,
- Comptes-rendus des réunions institutionnelles,
- Travail avec le service de comptabilité du groupe.
- Ponctuellement, gestion des contrats de travail et déclaration d'embauche URSSAF.
- Maîtriser l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ), internet,
- Aisance relationnelle : standard, accueil,
- Être discret et ponctuel, courtois et polis,
- Avoir le sens des responsabilités,
- Savoir travailler en équipe,
- Connaître et respecter les règles d'hygiène et sécurité,
- Savoir prendre des initiatives dans les limites de ses compétences,
- Connaître ses limites professionnelles,