Coordonnateur technique et administratif f/h

Description de la mission

Sous lautorité du chef de département, vous assurez le suivi administratif et coordonnez lactivité en relation avec les équipes opérationnelles du département, les différents services et directions internes ainsi que les entreprises extérieures.
Dans ce cadre, vous prenez en charge les activités suivantes :

Coordination technique des activités du département :

1. assurer le suivi et le contrôle de la bonne exécution des demandes dintervention et ordre de travaux ;
2. garantir le respect des procédures relatives aux autorisations, réglementations techniques et règles internes ;
3. organiser le fonctionnement logistique du département ;
4. participer à linstruction des DI ;
5. contribuer à lactualisation des documents de référence du département ;
6. créer, analyser et mettre à jour les tableaux de bord dactivités et de performance.

Coordination administrative du département :

7. instruire, formaliser, coordonner la procédure de passation des commandes et des marchés ;
8. effectuer le suivi administratif des commandes, marchés, contrats et prestations ;
9. assurer le secrétariat du département : gestion dappels, agendas, rédaction de courriers, notes et comptes rendus ;
10. préparer, organiser les réunions ;
11. contribuer au partage des bonnes pratiques en transverse ;


Contrôle et du suivi juridico-financier du département :

12. suivre la consommation budgétaire et contribuer à la préparation des budgets annuels ;
13. appliquer et faire respecter les clauses administratives, juridiques et financières des marchés : délais contractuels, conformité des pièces, gestion des litiges, application des pénalités éventuelles, etc.;
14. assurer le suivi du plan de formation de l'équipe ;
15. assurer le suivi du tableau de renouvellement des marchés ;
16. participer à lamélioration continue des process ;
17. intervenir en soutien des équipes dans la prise en main et utilisation des outils, intervenir en support pour la gestion des plannings de présence ;
18. animer les vérifications de conformité réglementaire, technique et financière des devis ;
19. élaborer et finaliser les pièces nécessaires à la passation de commandes et marchés ;
20. participer à la rédaction et à la mise en forme des rapports de présentation et documents administratifs associés ;
21. concevoir, mettre en place, analyser et actualiser des outils de suivi dactivité et de performance.

Profil

Formation universitaire bac en gestion administrative, assistanat de direction, gestion publique ou équivalent.

Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans la coordination technico administrative, idéalement dans un environnement technique, bâtiment ou maintenance, de préférence dans un établissement public.

Maîtrise des procédures de marchés publics, de la gestion budgétaire et des outils de suivi financier

Aisance dans la gestion simultanée de dossiers variés et dans linterface avec des interlocuteurs multiples

Esprit danalyse, sens de lorganisation, autonomie et proactivité.

Maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (GMAO, finances, tableaux de bord)

Bonnes capacités rédactionnelles et sens aigu de la rigueur administrative.

Aptitude à la facilitation.

Capacité à faire preuve de retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité.