Responsable des affaires générales et des relations avec les usagers

Le responsable des affaires générales et des relations avec les usagers est l’adjoint direct de la directrice pour les missions relatives aux relations avec les usagers. Il dispose à ce titre d’une délégation de signature pour certains documents.

Il coordonne la gestion des autorisations sanitaires et des labellisations maladies rares.

Il est également en charge des dossiers de secrétariat général et à ce titre il assiste le DGA pour l’organisation des instances, les ODJ, les comptes-rendus.

Au titre des relations avec les usagers, il coordonne l’élaboration et le suivi de la politique usagers du CHU. Il coordonne et suit l’activité de la CDU, les relations avec les associations et plus largement avec l’ensemble des projets usagers du CHU.

Il est enfin directement chargé de la gestion du standard et de l’encadrement de ses professionnels.

Missions transversales

1. Gestion RH de l’équipe DRUQ et notamment : Encadrement de la chargée des relations avec les usagers et de la secrétaire de direction et participation aux évaluations. Encadrement des professionnels du standard ;Gestion des plannings et des congés du personnel de la DRQ dans le logiciel Chronos.
2. Gestion et suivi des conventions gérées par la DRUQ (associations, mairie, sages-femmes libérales et IVG médicamenteux, convention BAMARA – maladies rares, etc.).
3. Mise à jour de la valise de garde (vérification contenu physique et dématérialisé).
4. Réponse aux enquêtes et recueils de données émanant de l’ARS, de la DGOS, de l’IGAS, de l’INCA etc. en lien avec les interlocuteurs concernés.
5. Gestion de certains projets (appel à projet, etc.).

Missions liées au Secrétariat général

6. Elaboration des dossiers d’autorisations d’activités de soins et d’équipements matériels lourds soumis à l’ARS, l’ASN et l’ABM, dont inspection et réponses), suivi de l’état des autorisations.
7. Gestion des labélisations des dossiers maladies rares.

Missions liées aux relations avec les usagers

8. Supervision et gestion des réponses apportées aux usagers à la suite de plaintes ou réclamations ;
9. Des projets en lien avec l’amélioration des conditions d’hospitalisation ;
10. De l’élaboration et de la mise en œuvre d’une démarche visant à favoriser l’expérience/expertise patient ;
11. Des relations avec les associations (maison des usagers, conventions, journée des associations) ;
12. Suivi de la CDU (coordination du secrétariat de la CDU dont suivi des ODJ, animation avec les médiations, rapport annuel et plans d’actions, refonte livret d’accueil, redynamisation MDU, journée des associations, etc.) ;
13. De l’aspect qualité des démarches usagers (analyses des réclamations/contentieux) ;
14. Des demandes d’interprètes par les services de soins, relation avec les sociétés prestataires ; suivi renouvellement de marché.

Diplôme : Bac + 3 minimum