Description du poste
En collaboration avec deux collègues, l’agent sera en charge, sur le périmètre de l’administration centrale exclusivement, de :
- l'accueil qualitatif des nouveaux arrivants :
l’agent sera chargé de l’optimisation du dispositif dit de « on boarding » (embarquement) visant à assurer chaque mois un accueil et une intégration efficaces, homogènes et de qualité des nouveaux arrivants dans la direction, tant sur le plan matériel (formalités d’arrivée, cartes d’accès et de restauration, matériel informatique, bureau, etc) que sur le plan humain (accueil physique, présentation des référents RH, présentation des collègues, fourniture d’informations pratiques et juridiques, etc). En collaboration avec ses collègues, l’agent assurera chaque mois la préparation, la mise en œuvre et le suivi du « on boarding » selon les préconisations de la mission actuellement chargée d’améliorer le processus.
En gestion, l’agent établira les procès-verbaux d’installation des nouveaux arrivants.
- la gestion du temps et des absences (GTA) :
- paramétrage de la GTA de l'agent dans SIRHius, conseil aux agents, régularisations, saisie des paramétrages GTA (congés, horaire, vérification d’affectation avec le code HIE...),
- suivi et corrections des anomalies de badgeages ;
- suivi des demandes de temps partiel (renouvellements, vérification des temps partiel) ;
- demandes d’indemnisation des congés non pris.
- la gestion du volet médical de proximité :
saisie des absences pour congés de maladie dans SIRHius, mise à jour du tableau de suivi (arrêts, congé maternité, paternité, parental, accident…), transmission des arrêts maladie au service médical, gestion des visites médicales quinquennales et particulières, suivi des CLM, CLD, accidents de service, maladies professionnelles etc.).
- l’information et l’accompagnement des personnels dans le cadre du « guichet parentalité » situé au sein du pôle et destiné à répondre au mieux aux interrogations et besoins des agents en matière de parentalité. Le titulaire du poste sera amené à mener des entretiens individuels avec les agents en recherche d’informations sur leur projet parental. Il contribuera à l’organisation des « cafés parentalité » qui se tiennent trois fois par an dans la direction.
- l'action sociale : diffusion d'informations, arbre de Noël… via Resana.
- l’élaboration et la production de statistiques (arrivées-départs, parentalité, rapport social unique…)
- la gestion des campagnes de compte épargne-temps (CET) : information, conseil, accompagnement, vérification, mise à jour du fichier CET.
Par ailleurs, l’agent sera en charge, avec ses collègues, du dossier des permanences de la DGE (création du planning pour l’année).
Une bonne connaissance de l’outil SIRHius est fortement recommandée.
Le titulaire du poste devra également être à l’aise avec les réglementations relatives à l’organisation du temps de travail, au télétravail, et aux congés de toute nature (annuels, CET, maladie, proche aidant…).
D
Conditions d'exercice particulières
Des capacités d’analyse et de proposition, tant sur les situations individuelles que sur des sujets d’ordre général, sont attendues du candidat qui devra également faire preuve de qualités rédactionnelles, relationnelles et pédagogiques.
Enfin, en tant que de besoin, l’agent pourra être amené à apporter son concours à d’autres activités du pôle de gestion administrative et de proximité du bureau. Si nécessaire, les missions du poste seront susceptibles d'évoluer de façon pérenne afin d’assurer un renfort transversal sur ces activités.
Description du profil recherché
Efficacité, discrétion, compétence, organisation, réactivité, autonomie.
Maitrise du logiciel SIRHIUS
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Droit/réglementation
3. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
4. CONNAISSANCES - Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication
5. CONNAISSANCES - Ressources humaines
6. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
7. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
8. SAVOIR-FAIRE - Conseiller une personne, un groupe
9. SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
10. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
11. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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