PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
Notre Communauté de communes de l'Ouest Guyanais réunit 8 communes entre canopée et littoral pour bénéficier d'une solidarité partagée.
Notre objectif ? Faire en sorte que nos villes et villages profitent du rayonnement de l'activité fluviale de notre port tout en dynamisant le développement économique du territoire. Nous recherchons des candidats motivés par les thématiques de solidarité et qui cherchent à mettre leurs compétences au profit d'un territoire en forte croissance & développement !
Contribuez à notre vision et destinez-vous à un avenir prometteur !
DESCRIPTION DES MISSIONS
Apporter une assistance permanente au Directeur de Cabinet dans l'exercice de ses missions stratégiques et opérationnelles. L'agent assure le soutien administratif, logistique et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement du cabinet, garantissant la fluidité de la communication, la gestion efficace des priorités et la confidentialité des informations traitées.
Assurer la gestion administrative et organisationnelle quotidienne du Directeur de Cabinet : gestion de l'agenda, préparation des réunions, suivi des échéances, rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus ; Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter les interlocuteurs internes et externes en fonction des priorités et du niveau de confidentialité ; Organiser les déplacements, réunions et événements institutionnels (réunions de travail, auditions, cérémonies, déplacements officiels) ; Assurer le classement, la traçabilité et la mise à jour des dossiers relevant du Cabinet, en lien avec le secrétariat général et les autres directions ; Contribuer à la diffusion et à la circulation de l'information, tant en interne (services, directions) qu'en externe (partenaires, institutions) ; Appuyer le suivi des dossiers transversaux du Cabinet, notamment les projets politiques, institutionnels ou parlementaires, en coordination avec les services concernés ; Veiller à la qualité, la confidentialité et la conformité des documents et courriers transmis à la Présidence et aux partenaires extérieurs.
PROFIL RECHERCHÉ
Les savoirs (diplôme, formation) :
Diplôme nationale du brevet/baccalauréat
Expérience confirmée
Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs instances décisionnelles (Présidence, Bureau communautaire, Conseil communautaire, DGS, DGA, directions).
Maîtrise du cadre administratif et juridique applicable aux actes, courriers et délibérations.
Bonne connaissance du protocole institutionnel et des usages de communication avec les élus et partenaires.
Notions solides en gestion administrative et budgétaire (suivi de dépenses, bons de commande)
Conventions).
Connaissance des règles de confidentialité, de déontologie et de neutralité professionnelle.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint, outils de visio, etc.).
Culture administrative générale et sens du service public.
Les savoir-faire :
Organiser et gérer efficacement l'agenda, les priorités et les déplacements du Directeur de Cabinet.
Rédiger, relire et mettre en forme courriers, notes, synthèses et documents officiels.
Préparer et suivre les réunions : ordres du jour, convocations, dossiers, logistique et diffusion des comptes rendus.
Assurer l'accueil, la communication et l'interface entre le Cabinet, les élus, les services et les partenaires extérieurs.
Garantir la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité des informations et documents traités.
Suivre les dossiers politiques, stratégiques et transversaux confiés au Cabinet et assurer leur mise à jour régulière.
Prioriser et anticiper les besoins du Directeur de Cabinet dans la gestion des dossiers et du calendrier institutionnel.
Participer à la coordination interservices et contribuer à la fluidité de la circulation de l'information.
Gérer les urgences administratives et faire preuve d'adaptabilité face à des imprévus ou des contraintes de délai.
Maîtriser la présentation écrite et orale dans le respect du protocole et de l'image institutionnelle de la CCOG.
Les savoir-être :
Discrétion professionnelle absolue et sens aigu de la confidentialité.
Disponibilité, réactivité et loyauté envers la hiérarchie et les élus.
Sens du service public et du travail bien accompli.
Rigueur, méthode et fiabilité dans l'exécution des tâches.
Autonomie et sens de l'organisation dans la gestion simultanée de plusieurs priorités.
Capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés et à des contextes sensibles ou confidentiels.
Excellente présentation, aisance relationnelle et sens diplomatique.
Esprit d'équipe et coopération interservices.
Capacité d'écoute et de reformulation.
Respect des procédures et des délais.
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