Gestionnaire administratif et pédagogique du service transversalité et réussites étudiantes

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

En lien le responsable-préfigurateur du Service Commun, gestionnaire et pédagogique du service commun des Transversalités et Réussites Étudiantes assure le secrétariat administratif et pédagogique des différents dispositifs de réussite portés par le service.

Il.elle contribue au suivi budgétaire et financier de ces projets.


Mission

Activités principales :

- Suivi administratif des intervenants dans le cadre des projets du service : vérification de dépôt des documents, établissement des contrats ; intermédiaire entre les intervenants et le service RH; déclaration des heures prévisionnelles et réalisées dans OSE

- Préparation des candidatures aux appels à projets et suivi administratif de ces projets

- Mise à jour de Moodle en fonction des résultats des appels à projets.

- Suivi des inscriptions des étudiants

- Inscription pédagogique des étudiants (vérification des droits avec la scolarité et formations)

- Saisie des notes, préparation des procès-verbaux (soutenances et jurys), suivi de l'édition des diplômes

- Échanges avec les différents intervenants et prestataires

- Paiement sur facture des intervenants et prestataires (demande et signature de devis, demande de création des engagements juridiques)

- Attribution et gestion des salles

- Échanges avec les étudiants

- Réalisation de l'engagement des dépenses et suivi financier

- Vérification des paies et des factures

- Préparation du bilan financier annuel ; participation aux bilans scientifiques et indicateurs ;

- Contribution à la communication autour des dispositifs

- Participation à certaines instances et réunions du projet ; rédaction de comptes rendus (CPO locaux, groupe de travail)


Profil

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche

- Organisation des études supérieures, de l’inscription à la diplomation

- Connaissances administratives générales

- Bonnes connaissances budgétaires et financières

- Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale

- Sens des priorités, évaluation et hiérarchisation des besoins

- Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, visioconférence…)

- Bonne capacité d’apprentissage des nouveaux outils et logiciels

- L’expérience des outils APOGEE, OSE, GFC serait un plus

Compétences transversales / Savoir être

- Rigueur

- Autonomie

- Sens de l’organisation

- Capacité à formaliser, synthétiser et rendre compte

- Sens du travail en équipe et bon relationnel (contact avec des interlocuteurs nombreux et variés)