Le/la Chargé.e de gestion Administrative constitue le point d'appui transversal de l'équipe pédagogique, administrative et éducative. Il joue un rôle clé dans l'accueil, la gestion des apprenants, le suivi administratif et l'organisation quotidienne du centre. Il est également en lien permanent avec les familles, les entreprises et les partenaires du territoire.
Contexte professionnel
Assurer l'accueil, le suivi administratif des apprenants, la gestion logistique et documentaire du centre, en soutien à l'équipe de direction et aux formateurs. Le/la Chargé.e de gestion Administrative est aussi un relais entre les publics (apprenants, familles, entreprises) et les services internes.
Missions Principales
Accueil et orientation
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (apprenants, familles, partenaires).
- Mettre en œuvre les procédures d'accueil en lien avec la démarche qualité.
- Gérer les demandes d'information, les orienter ou y répondre.
- Mettre à jour les supports de communication et d'information du public (affichages, livrets, documents numériques).
- Assurer le secrétariat des réunions (convocations, comptes-rendus, diffusion).
Accompagnement administratif du recrutement
- Participer aux actions d'information et de promotion auprès des candidats à la formation.
- Contribuer à l'accueil individualisé des futurs apprenants.
- Monter les dossiers administratifs et financiers de candidature (préinscriptions, conventions, pièces justificatives).
- Assurer l'enregistrement et le suivi des demandes de formation.
Gestion administrative des apprenants
- Gérer les inscriptions administratives, y compris auprès des financeurs (régions, OPCO, Pôle emploi.).
- Suivre les contrats d'apprentissage et de professionnalisation (formalisation, suivi, relances).
- Assurer le suivi de l'assiduité : saisie des absences, justificatifs, émargements, gestion des accidents et ruptures.
- Collaborer avec les agents de comptabilité pour le suivi des éléments de facturation.
Gestion pédagogique et appui à l'équipe éducative
- Participer à la mise en œuvre et au suivi des contrats pédagogiques.
- Suivre les conventions pédagogiques (stages, formations en milieu pro.).
- Organiser les élections des délégués apprenants.
- Appuyer les formateurs pour le suivi de parcours, les bilans, et les documents d'évaluation.
- Assurer la gestion administrative des certifications : CCF, UC, inscriptions aux examens, transmission des résultats.
Accompagnement social et inclusion
- Informer les apprenants et familles sur les dispositifs d'aide sociale ou financière.
- Appuyer la gestion des hébergements et aides connexes.
- Contribuer à la mise en œuvre de dispositifs pour les apprenants à besoins particuliers, en lien avec le référent handicap.
Relations avec les partenaires professionnels
- Accueillir et informer les professionnels du territoire : entreprises, maîtres d'apprentissage.
- Assurer le suivi administratif des offres de stage/apprentissage.
- Participer au maintien du lien avec les entreprises (relances, saisie d'offres.).
Appui à la direction du centre
- Assister le/la directeur(trice) dans l'organisation quotidienne : agendas, courriers, réunions, déplacements.
- Contribuer à la préparation des instances : convocation, documents de travail, logistique.
Contribution à la démarche qualité et à l'accompagnement global des apprenants
- Suivre les indicateurs relatifs à l'accueil, à la gestion administrative des parcours et à la satisfaction des usagers, en lien avec les engagements qualité de l'EPLEFPA.
- Participer à la rédaction des bilans d'activité du service, à l'analyse des non-conformités administratives (dossiers incomplets, retards, anomalies) et à la mise en œuvre d'actions correctives.
- Collaborer étroitement avec l'animateur.trice qualité sur les aspects liés à l'information des publics, à la clarté des procédures d'in
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.