Un(e) secrétaire de gestion 0,60 etp - secrétaire pai 0,40 etp (h/f)

Offre n° 198TYCW

Un(e) secrétaire de gestion 0,60 ETP - Secrétaire PAI 0,40 ETP (H/F)


Responsabilités et missions

* Secrétariat de Gestion: appui au Directeur et lien avec la cheffe de service de gestion, l'assistante de Direction et les responsables de sites pour soutenir l'administration, le financement, la logistique et garantir le bon fonctionnement du service et la qualité des prestations.
* Gestion administrative et ressources humaines: suivi et contrôle des congés et des fiches horaires; mise à jour des informations dans les tableaux de suivi; traitement des éléments variables de paie et transmission dans les délais au service Paie/RH; classement et archivage des documents administratifs numérisés; transmission des informations internes et remplacement de l ADD en cas d’absence.
* Gestion financière et budgétaire: participation à l'élaboration des budgets prévisionnels (devis et contrats) en lien avec le Directeur et la cheffe de service de gestion; contribution à la projection du plan pluriannuel; contribution à la préparation des comptes administratifs (entrées et sorties liées aux investissements); suivi du respect des budgets alloués.
* Gestion logistique et maintenance en lien avec la Responsable des Moyens Généraux: gestion du parc automobile et suivi des opérations de maintenance avec les services généraux et les sites; centralisation des informations; gestion des sinistres et contrôle des dossiers; commandes: recherche de devis, négociation avec les fournisseurs, suivi des commandes; organisation des interventions des prestataires; suivi du service après-vente du matériel; gestion des litiges avec les fournisseurs; dispositif d'accompagnement immédiat: gestion administrative et suivi des dossiers gérés par ce dispositif et actualisation des outils de gestion et de suivi; interface avec le Pôle et les sites AEMO/AEMOI; transmission de l'information; gestion des courriers, mails, et tableau de bord; rédaction des comptes-rendus et des notes d'informations du service; accueil téléphonique des usagers et partenaires; classement et archivage des dossiers.
* Qualité et organisation: participation active à la démarche qualité de l'établissement et amélioration continue des procédures internes.


Compétences et expériences requises

* Formation en gestion et administration de type BTS/DUT Assistant de gestion/comptabilité
* Capacité rédactionnelle et excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
* Aptitude au travail en équipe et sens de la coopération
* Rigueur, méthode et organisation
* Sens de l'initiative et respect de la confidentialité
* Capacité à prioriser et à gérer plusieurs missions simultanément


Profil souhaité


Expérience

* Débutant accepté


Savoir-être professionnels

* Avoir l'esprit d'équipe
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de rigueur et de précision


Informations complémentaires

* Qualification : Employé qualifié
* Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.


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