Unité : Secrétariat Général - Direction des Affaires Financières (DAF)
Responsable hiérarchique : Directeur/Directrice des Affaires Financières
Nature de l'emploi : CDI
Catégorie du poste : Catégorie B - Métier L - Technicien administratif et de gestion
Lieu de travail : Site de Douai. Des déplacements ponctuels sur les autres sites de l'école sont à prévoir.
Contexte :
Ecole sous tutelle du ministère de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, et école de l'Institut Mines-Télécom, IMT Nord Europe a 3 missions principales : former des ingénieurs responsables aptes à résoudre les grandes problématiques du XXIème siècle ; mener des recherches débouchant sur des innovations à haute valeur ajoutée ; soutenir le développement des territoires notamment en facilitant l'innovation et les créations d'entreprises. Son objectif est de former les ingénieurs de demain, maîtrisant à la fois les technologies numériques et les savoir-faire industriels. Idéalement située au carrefour de l'Europe, à 1 heure de Paris, 30 minutes de Bruxelles et 1H30 de Londres, IMT Nord Europe a l'ambition de devenir un acteur majeur des grandes transformations industrielles, numériques et environnementales du XXIème siècle en combinant, tant dans ses enseignements et que dans sa recherche, les sciences de l'ingénieur et les technologies du numérique.
Localisée sur 2 sites principaux d'enseignement et de recherche, à Lille et à Douai, IMT Nord Europe s'appuie sur plus de 20 000m² de laboratoires pour développer un enseignement de haut niveau et une recherche d'excellence dans les trois domaines « Systèmes Numériques », « Energie Environnement », « Matériaux et Procédés ». L'Ecole dispose également d'antennes à Dunkerque, Valenciennes et Alençon.
Pour plus de détails, consulter le site internet de l'Ecole : www.imt-nord-europe.fr
Le poste est à pourvoir au sein de la Direction des Affaires Financières.
La Direction des Affaires Financières est notamment chargée d'assurer l'ensemble des processus dépenses et recettes relevant de l'ordonnateur, en lien avec l'agence comptable secondaire. Elle est également chargée de mettre en oeuvre le processus de gestion des frais de déplacement au bénéfice des agents et intervenants de l'école.
Dans ce cadre, en binôme avec une collègue, et sous la supervision de l'adjointe du DAF, le (la) titulaire du poste remplit les missions définies ci-dessous :
Missions :
Ces missions peuvent être réalisées ponctuellement en Télétravail
- Gestion des frais de déplacement
- Gestion des commandes et factures fournisseurs
- Gestion des recettes et factures client
- Gestion des fiches physiques d'inventaire
Activités :
Gestion des frais de déplacement (40 % du temps)
- Valider quotidiennement les réservations faites sur la plateforme du voyagiste,
- Répondre aux demandes d'informations des assistantes des CERI (Centres d'Enseignement, de Recherche et d'Innovation), Directions et Services,
- Contrôler et valider les ordres de mission et états de frais dans l'application GFD, puis les intégrer dans l'application SIREPA pour paiement,
- Vérifier et mettre en paiement les factures du voyagiste,
- Créer et mettre à jour les profils des agents dans l'application GFD,
- Assurer le contact avec le voyagiste.
Gestion des commandes, factures fournisseurs et fiches d'inventaire (40 % du temps)
- Contrôler et valider les demandes d'achat,
- Editer et transmettre les bons de commandes dématérialisés,
- Certifier les services faits,
- Traiter la réception dématérialisée des factures via CHORUS CAB,
- Emettre les demandes de paiement et ordres de reversement,
- Saisir les fiches d'inventaire physique pour les demandes de paiement de son périmètre,
- Assurer les relations comptables avec les fournisseurs (factures et avoirs, réponse aux relances),
- Editer divers états.
Gestion des Titres de recettes et factures clients (20 % du temps)
- Saisir des factures clients et des titres de recettes individuels ou collectifs,
- Emettre des réductions de recettes et des demandes de comptabilisation
Réalisation de toute tâche administrative liée à l'activité de la DAF
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