Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots contact quasi-permanent avec le public, obligations importantes de discrétion et de confidentialité, disponibilité attendue en fonction des impératifs et des échéances à respecter. relations privilégiées avec les élus, les administrés et l'ensemble des services communaux Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, l’agent d’accueil polyvalent / état-civil assure les missions suivantes : • Accueil du public : - Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ; - Renseigner sur l’organisation des services de la commune ; - Orienter le public vers les services ou organismes compétents - Accompagner et introduire les visiteurs ; - Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ; - Gérer l’affichage d’informations ; - Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet. • Gestion du courrier : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du secrétariat du Maire ; trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire. • Gestion des réclamations : - Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ; - Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ; - Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire. • Etat civil : - Constituer les dossiers liés à l’état civil : naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics ; - Gérer les dossiers de recensement militaire ; • Relations aux citoyens : - suivi du portail citoyen ; - gestion du cimetière : accueil des familles, gestion de l’achat et des renouvellements de concessions funéraires, lien avec les Pompes funèbres ; - inscription sur les listes électorales ; - Gestion des élections - missions administratives en collaboration avec l'élue en charge des relations avec les séniors : . prévention . accompagnement . animation Profil recherché Compétences requises pour tenir le poste - Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune. - Maîtrise des techniques d’accueil du public ; - Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil ; - Maîtrise du logiciel état-civil (Berger Levrault) ; - Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ; Comportements et attitude : - Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ; - Calme et maîtrise de soi ; - Rigueur et sens de l’organisation ; - Discrétion et confidentialité ; - Autonomie ; - Polyvalence.
