Assistant administratif services des sports h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La Ville de Bessancourt recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour son Service des Sports
Dans le cadre d’un recrutement relevant des adjoints administratifs territoriaux, la Ville de Bessancourt recherche un(e) professionnel(le) pour assurer des missions administratives au sein de son Service des Sports.
Située dans le Val-d’Oise, Bessancourt est une commune de 8 000 habitants qui offre un cadre de vie privilégié. Dotée d’un écoquartier de 30 hectares, la ville s’inscrit dans une dynamique de développement durable et conduit actuellement un ambitieux projet de revalorisation de son centre-bourg.

Placé(e) sous l’autorité du responsable du Service des Sports, au sein de la Direction des Sports et de la Vie associative, le (la) secrétaire réalisera l’ensemble des missions administratives relatives à ce secteur, telles que :
- Réalisation et mise en forme de travaux administratifs et financiers
- Réalisation, suivi et gestion des actes administratifs
- Gestion du secteur associatif
- Coordination et assistance en lien avec le responsable du service des sports Missions / conditions d'exercice A.RÉALISATION ET MISE EN FORME DES TRAVAUX ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS
- Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Traitement et suivi des différentes demandes
- Gestion des plannings des équipements sportifs (association, évènements municipaux...)
- Suivi des dossiers de manifestations sportives
- Suivi des conventions d’occupations et de mise à disposition des équipements
- Suivi des conventions de prêt de matériels
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques. (Compte rendu, élaboration et envoi d’autorisations, de courriers et d’arrêtés.)
- Gestion et suivi des démarches financières (devis, demande d’achat, bon de commande…)

B.RÉALISATION, SUIVI ET GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS

- Réalisation des actes administratifs et réglementaires. (Rapports, délibérations, arrêtés…)

C.GESTION DU SECTEUR ASSOCIATIF

- Relation avec les associations sportives de la ville et les accompagner dans leurs démarches au quotidien
- Gestion et suivi des dossiers des associations sportives
- Ajuster le planning des créneaux associatifs et suivi des programmations des clés E-cliq
- Suivi des dossiers de subvention

D.COORDINATION ET ASSISTANCE EN LIEN AVEC LE RESPONSABLE DU SERVICE

- Coordination administrative pour la planification des salles et terrains sportifs de la commune
- Rechercher et mobiliser des partenaires externes dans la mise en place de projets d’activités sportifs (exemple : associations de la ville)
- Participer à la gestion de l’organisation des stages sportifs (suivi des dossiers d’inscriptions, réservation des sorties, demande communication…)
- Suivi des projets et activités rattachés au responsable des sports
- Assister et renforcer le service lors des manifestations municipales (ex : Forum des associations…)
- Suivi des interventions techniques (maintenance, logistique) Profils recherchés A.SAVOIR-FAIRE :

- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité et des partenaires
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Maitrise des logiciels bureautiques (word, excel, etc…),
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu, des rapports et des arrêtés

B.SAVOIR-ÊTRE
- Avoir de bonnes qualités relationnelles
- Être rigoureux, organisé et appliqué
- Être réactif et savoir anticiper
- S’exprimer avec aisance
- Être capable de travailler en équipe
- Faire preuve d’autonomie et d’initiative
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve de discrétion

FORMATION ET DIPLÔMES REQUIS :
- Bac ou Bac Pro dans les domaines du secrétariat, gestion, administration

CONTRAINTE ET RISQUES PARTICULIERS ASSOCIÉS AU POSTE :
- Disponibilité en soirée et week-end en fonction des besoins du service