Creative assistant & production coordinator - prestation freelance (h/f)

Creative Assistant & Production Coordinator - Prestation freelance (H/F)




Overview

On ne cherche pas un(e) simple assistant(e). On cherche quelqu'un d'opérationnel et créatif pour sourcer les meilleur(e)s créateurs/créatrices, piloter une BDD impeccable, assurer la bonne tenue des tournages physiques (bunkers) en présence sur site et fluidifier tout le back-office de la prod (contrats, facturation, day-to-day).


Pourquoi rejoindre REACH

REACH est un accélérateur e-commerce spécialisé dans l’hyper-croissance. On emmène les marques de 1 M€ à 30 M€+ de CA annuel, en 100 % performance.

8 ans d’expérience aux US, 50 M€ dépensés en ads, un playbook unique pour scaler des marques DTC. Quelques résultats récents :

• 100 K€ → 1,9 M€ / mois en 90 jours

• 10 K€ → 800 K€ / mois en 9 mois

• 200 K€ → 600 K€ en 6 mois

Nos valeurs ne sont pas des citations à placarder sur un mur. Ce sont des règles qui dictent la culture :

• Performance - délivrer des résultats.

• Transparence - feedback direct, donné et reçu sans détour.

• Humain - on est des humains, donc il faut que ça match.


Le contexte de la prestation

REACH a scalé vite en 12 mois parce que l’équipe délivre. Aujourd'hui, on livre 100-200 concepts UGC / mois (hors variations) et nos tournages physiques (bunkers) montent en intensité : 15-18 jours/mois en période de rush (mai-août), volume variable ensuite.

Exemples de créas :

• UGC :

• Podcast / interview :

Un(e) Creative Ops Manager pilote l’ensemble des marques, avec des chef(fe)s de projet qui en prennent 1 à 3 chacun(e).

Pour absorber la montée en volume, on ouvre cette prestation de Creative Assistant en freelance.

Tu collaboreras directement avec un(e) chef(fe) de projet dédié(e), ton point de contact opérationnel au quotidien. Tu échangeras aussi avec Ryan (Creative Ops Manager) et Jordan (Head of Growth) - 10 ans d’expérience cumulés en e-commerce et création de contenu.

REACH est en forte croissance : les prestataires qui délivrent voient naturellement leur périmètre et leur collaboration évoluer avec nous.


Périmètre de la prestation


1. Creative Sourcing

• Analyser la marque, ses avatars et ses codes pour identifier les profils de créateurs/créatrices pertinents.

• Outreach & négociation : prise de contact, présentation du projet, négociation des conditions.


2. Gestion quotidienne des créateurs/créatrices (day-to-day)

• Point de contact opérationnel tout au long de la production.

• Transmission des briefs, scripts et guidelines ; clarification des points bloquants.

• Suivi des plannings et deadlines : relances, ajustements, remontée des alertes à l’équipe Ops.

• Réception et première vérification des rushes : conformité aux guidelines, scripts et attentes des marques.

• Retours structurés en cas de non-conformité, coordination des reshoots si nécessaire.


3. Gestion de la base de données

• Onboarding des créateurs/créatrices dans la BDD (Tally / Notion) une fois sélectionné(e)s.

• BDD propre, à jour et fiable : productions, historique de collaboration, disponibilités, tarifs négociés.


4. Volet administratif & contractuel

• Envoi et suivi des contrats de prestation et accords de cession de droits.

• Collecte des pièces nécessaires (identité, coordonnées de paiement, justificatifs de statut fiscal).

• Vérification de la complétude des dossiers avant mise en production.

• Mise à jour des statuts contractuels dans la BDD.


5. Facturation créateurs/créatrices

• Réception et contrôle des factures émises par les créateurs/créatrices (cohérence, mentions légales, montants négociés).

• Centralisation et transmission au pôle compta pour mise en paiement.

• Reporting mensuel des volumes facturés et suivi des paiements en cours.


6. Organisation et présence sur les tournages physiques (bunkers)

Les bunkers sont nos journées de tournage intensives qui réunissent marques, créateurs/créatrices et équipe REACH. Les journées de bunker s'effectuent en présence sur site, sur les créneaux planifiés en amont et communiqués en début de mois.

Avant le bunker

• Coordination logistique : créneaux, participants, matériel, lieu.

• Préparation des dossiers de tournage (briefs, scripts, plan de passage).

• Envoi d'un Typeform aux créateurs/créatrices et équipes marque pour recueillir les préférences alimentaires et allergies.

• Commandes anticipées (repas, consommables, matériel).

Pendant le bunker

• Accueil des marques et talents.

• Tenue du planning de la journée : démarrage, pauses, déjeuner, fin de session.

• Gestion du petit-déjeuner, déjeuner et pauses-café.

• Assistance plateau ponctuelle : déplacer du mobilier, tenir un accessoire, figuration si besoin.

• Prise de notes à la demande du Lead pour les monteurs/monteuses (hooks à conserver, passages à couper, timecodes) et transmission en fin de journée.

• Résolution des imprévus terrain.

• Prises de vue backstage et partage sur le Slack de l'équipe.

Côté hangar (en continu)

• Suivi des sujets techniques du lieu : électricité, internet, chauffage.

• Achats de mobilier, déco et consommables.

• Relation avec les prestataires du lieu.

Après le bunker

• Centralisation des rushes et transmission des notes aux monteurs/monteuses.

• Retours à chaud à l'équipe créa / Ops.


Profil recherché

Cette prestation est faite pour toi si tu te retrouves dans ces 5 points :


1. Ultra organisé(e) et rigoureux(se)

Pas de place au hasard : chaque sourcing est tracé, chaque créateur/créatrice suivi(e), chaque contrat collecté, chaque facture contrôlée. Tu maîtrises Tally, Notion et Sheets, tu anticipes les problèmes (profil inactif, contrat manquant, facture incohérente) et tu trouves la solution avant qu’on te la demande.


2. Fort(e) en sourcing et en relation créateur/créatrice

Tu analyses une marque et son audience pour trouver les bons profils. Tu approches les créateurs/créatrices, présentes le projet, négocies les conditions, structures l’onboarding et restes le point de contact opérationnel au quotidien.


3. Œil créatif et exigence qualité

Tu vis dans l’univers du contenu et tu sais ce qui marche. Tu repères en un coup d’œil ce qui cloche (ton, accroche, non-respect du brief) et tu formules des retours clairs pour corriger.


4. À l’aise avec le back-office et la logistique

Tu absorbes la partie « moins glam » sans perdre en rigueur : contrats, cessions de droits, pièces justificatives, contrôle de factures, coordination de tournages multi-parties. Tu es réactif(ve) dans un environnement rapide et exigeant, et tu intègres les retours opérationnels vite.

5. Solide sur le terrain et orienté(e) service

Tu absorbes les journées intenses de bunker sans perdre en rigueur : accueil des marques et talents, tenue du planning, gestion des repas, résolution des imprévus, assistance plateau. Tu anticipes les besoins, tu proposes, tu exécutes. Tu es à l'aise dans un environnement de terrain actif (gestion des imprévus logistiques, relation avec les livreurs et prestataires, capacité à trouver des solutions pratiques).


Prérequis

• Excellente maîtrise du français écrit et oral.

• Maîtrise de Tally, Notion et Sheets.

• Bonne compréhension des formats UGC / TikTok / Meta Ads.

• Communication fluide avec créateurs/créatrices, chef(fe)s de projet et monteurs/monteuses.

• Disponibilité régulière pour des journées de bunker en présence sur site à Romainville (93) : 15-18 jours/mois en période de rush, planning communiqué en début de mois. Une capacité à se rendre sur site de façon fluide et récurrente est essentielle au bon exercice de la prestation.


Rémunération & modalités

• Honoraires à la prestation :

– Journée bunker (tournage, toutes missions incluses) : 105 € HT / bunker

– Vacation de suivi en dehors des journées bunker (sourcing, BDD, admin, facturation) : 55 € HT / vacation

– Plafond mensuel : 2 100 € HT

• Une prestation peut couvrir indifféremment du travail à distance et/ou de la présence sur site au bunker à Romainville. Une journée bunker peut inclure des missions de suivi réalisées en parallèle sur place.

• Volume estimé : en période de rush (mai-août), 15-18 journées bunker/mois complétées par des vacations de suivi régulières. Volume variable hors rush.

• Le (la) prestataire organise librement son temps et ses méthodes d'exécution, sous réserve des créneaux de bunkers planifiés en amont.

• Facturation mensuelle au réel, sur la base des prestations effectivement réalisées, dans la limite du plafond.

• Lieu d’exécution : partie suivi à distance ; partie bunker en présence sur site à Romainville (93), aux portes de Paris. Site facilement accessible en métro (lignes 5 et 11) et RER E. Adresse exacte communiquée aux candidat(e)s retenu(e)s.

• Durée : prestation mensuelle renouvelable - collaboration long terme possible.

• Démarrage : ASAP.

• Compatibilité : pleinement compatible avec d’autres activités freelance (création UGC, autres clients, etc.). L’indépendance du/de la prestataire est un prérequis.

• Statut requis : micro-entrepreneur, EI, SASU, portage salarial ou équivalent. Facturation avec mentions légales conformes.


Étapes de sélection

1. Entretien vidéo via Workable pour présenter ton parcours.
2. Appel découverte de 30 min avec Anne-Gaëlle, Senior Talent Acquisition Specialist.
3. Appel final de 30 min avec Ryan, Creative Ops Manager.
4. Journée d'immersion rémunérée (1 à 2 bunkers selon profils finalistes) pour valider l'adéquation opérationnelle des deux côtés.

À noter : dans le formulaire de candidature, il te sera demandé de soumettre 3 profils de créateurs/créatrices pour chacune des marques Hygée et Ziggy (6 au total).


Postuler

Candidature via Workable dès maintenant. Démarrage ASAP, candidatures traitées en continu au fil de l’eau, plus tu postules tôt, mieux c’est.



REACH étudie toutes les candidatures sans distinction d’origine, de genre, d’âge, de situation de handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.