Référence CSP: O024251/120000848
Sous l'autorité du Maire, la responsabilité des élus et de la secrétaire générale de mairie, vous aurez en charge l'accueil physique et téléphonique des administrés et tout type de public, la gestion du secrétariat général et des équipements de la commune dans les domaines de l'état civil et funéraire, la police du maire, les élections, l'urbanisme.
Missions complémentaires : comptabilité et paie et toutes les autres missions d'un agent en l'absence de la secrétaire générale de mairie.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, .).
Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (urbanisme, attestation, etc.).
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
Assurer la commande des matériels, de bureautique, contacter les dépanneurs.
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda des élus etc...
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
Gérer le courrier :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli, affranchir et poster.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
. Gérer les affaires concernant la population maîtrise du progiciel Berger Levrault
- Actes d'état civil, recensement militaire, gestion des concessions au cimetière, service public municipaux (vente bois, enlèvement des déchets .)
. Gérer l'urbanisme maîtriser Cartads ; Périgéo
- Délivrer les documents, tenir les registres d'urbanisme, compléter les documents incombant à la mairie, transmettre les dossiers au service instructeur, assurer le suivi.
Activités et tâches secondaires du poste :
- Assurer le remplacement de la Secrétaire générale en son absence sur certains domaines simples.
(Saisie comptable, éventuellement gestion du train de paye, gestion cantine.)
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
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