Agent(e) d'accueil et appui administratif des services (h/f)

Vos principales missions :

- accueil physique, téléphonique et numérique du public,
- saisie des données d'accueil permettant d'assurer un reporting régulier,
- information de premier niveau aux usagers sur les services offerts quel que soit le canal,
- planification des RV et prise des messages téléphoniques des publics et partenaires accueillis,
- gestion des agendas, des plannings, des salles, des ateliers et événements organisés sur le site,
- maintien d'un environnement d'accueil de qualité et conforme aux attendus du Groupement
- mise à jour régulière et actualisation des affichages sur le site

Mission complémentaire : Assurer des activités administratives en lien avec un ou plusieurs services opérationnels dédiés, ainsi que les tâches spécifiques associées à ces services. Ces missions seront détaillées dans une lettre de mission qui en précisera les attendus. Participer aux projets transversaux du Groupement.

PRINCIPAUX ACTES PROFESSIONNELS A REALISER :

. accueillir le public et gérer l'espace accueil
. assurer un suivi administratif
. informer, recueillir la demande et orienter

Principales connaissances métiers requises :

. connaissances de l'environnement économique et social, des dispositifs et mesures concernant l'emploi, la formation et l'insertion
. sensibilité aux sujets d'inclusion (handicap, RSE)
. connaissances métiers spécifiques aux métiers support (administration)

Principaux comportements professionnels requis :

. sens du service public, du service à l'usager
. rigueur dans le traitement des dossiers
. sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle
. sens de la modération dans son comportement, ses propos, sa tenue
. capacité à réagir de façon appropriée face à l'imprévu et à l'urgence
. capacité à adapter ses pratiques aux situations
. gestion des priorités et respect des délais
. savoir gérer un conflit
. capacité à prendre du recul
. capacité à faire du reporting

Socle commun de compétences :

. maitrise du pack office
. connaissance des outils métiers
. bonne expression écrite et orale
. utilisation d'une ou plusieurs langues étrangères
. approche interculturelle des publics cibles
. savoir représenter les intérêts du Groupement