Rattaché(e) à la Responsable Administration des Ventes, vous assurez la gestion administrative, logistique et opérationnelle du bureau au quotidien, avec un rôle central : être le garant quotidien du bien-travailler et du bien-vivre au bureau.
À ce titre, vos principales missions sont :
* Piloter les services généraux : gestion des locaux, maintenance, prestataires externes (informatique, ménage, électricien, plomberie, paysagiste, etc.), assurances, téléphonie, fournitures et consommables, afin d’assurer un environnement de travail fonctionnel, agréable et performant.
* Assurer le suivi administratif et commercial : édition et envoi des factures clients, relances de paiement, suivi des encaissements et support ADV.
* Mettre à jour les tableaux de bord et reportings sur Excel (CA, WIP, YTD), extraire et analyser les données nécessaires au pilotage de l’activité.
* Être l’interface avec le cabinet comptable : transmission des pièces comptables, suivi administratif et préparation des éléments nécessaires.
* Participer à la gestion du personnel : intégration des nouveaux collaborateurs, gestion administrative RH, notes de frais, préparation des variables de paie, organisation des départs et restitution du matériel.
* Gérer la logistique quotidienne : réception et expédition des colis/courriers, archivage, commandes diverses, réservations de déplacements et restaurants.
* Contribuer à l’organisation des évènements internes et assurer le support logistique associé.
* Assurer la continuité du service et remplacer la Responsable ADV lors de ses absences.
Vous aimez évoluer au sein d’une structure à taille humaine, appréciée pour son agilité ainsi que la proximité qu’elle favorise avec les clients et les collaborateurs. Vous justifiez d’au moins deux ans d’expérience sur un poste similaire. Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer les priorités avec efficacité et faites preuve d’un réel sens du service ainsi que d’une grande attention aux détails.
Autonome, créatif(ve), polyvalent(e) et réactif(ve), vous êtes capable de vous adapter rapidement à des environnements variés et de gérer plusieurs sujets en parallèle. Vous disposez d’un excellent relationnel, notamment avec les clients, ainsi que de solides compétences en communication écrite et orale.
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques : Word, PowerPoint, Outlook, ainsi qu’Excel avec un niveau avancé (tableaux semi-complexes, fonctions SOMME, SOMME.SI, etc.). La connaissance du logiciel SAP constitue un véritable atout. Vous possédez également une excellente orthographe.
Titulaire d’une formation de niveau Bac+2 à Bac+5, idéalement BTS Assistant de Direction ou Assistant de Gestion, vous disposez d’un bon à très bon niveau d’anglais.
Enfin, votre énergie, votre débrouillardise, votre sens de la confidentialité et votre orientation service feront la différence sur ce poste.
Serendip est un cabinet de recrutement de cadres par approche directe et de conseil en ressources humaines spécialisé dans le domaine de la santé. Nous recherchons :
Un(e) Office Manager
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