Secrétaire du maire, des adjoints et de la direction générale - gestionnaire des assemblées

Vos missions en quelques mots La Commune d’Autrans-Méaudre en Vercors RECRUTE Un/Une Secrétaire du Maire, des Adjoints et de la Direction générale - Gestionnaire des assemblées (H/F) A temps complet sur un poste permanent de catégorie C Activités principales • Secrétariat et assistanat de direction : Organiser et suivre les RDV et les réunions, gérer les agendas partagés du maire et des adjoints, Préparer les supports de réunion du maire des adjoints et de la directrice des services, Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, Rédiger des courriers et mettre en forme les courriers du Maire, des adjoints et de la direction générale, Rappeler des informations importantes et transmettre les messages en veillant au respect des délais, Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus, Centraliser et diffuser le courrier en interne, Gérer les messageries générales (mairie notamment), en lien avec les agents d’accueil, Réaliser la préparation et la copie de dossiers sur demande du maire, des adjoints et de la direction générale, Organiser, classer et archiver les documents du maire des adjoints et de la direction générale, • Suivi de dossiers : Organisation matérielle des cérémonies protocolaires ou de réunions internes de services, Suivi de la gestion des clés numériques, Suivi des fournitures administratives pour le maire et les adjoints en lien avec les agents d’accueil, • Séances de Conseil Municipal : Veiller au respect des délais et des rétroplannings mis en place pour la gestion du Conseil municipal, Relancer les différents services pour la préparation des délibérations dans le respect des délais, Rédiger, mettre à jour et envoyer les convocations et documents supports, dans le respect des délais légaux, Réaliser les différents documents préparatoires ; aider à la rédaction et à la mise en page des délibérations en lien avec la directrice des services, Mettre en place le matériel pour la séance, Communiquer les informations sur les supports de diffusion, Rédiger les documents suite à la séance : délibérations (mise en page et corrections), procès-verbal,etc,. Télétransmission des actes, Assister aux séances pour la partie organisationnelle et logistique avec prise de notes, • Aide administrative à la direction générale : Support à la rédaction de courriers, au suivi des signatures de conventions et autres documents administratifs, en lien avec la direction le maire et les adjoints, Profil recherché Profil demandé : Connaissance de l’environnement administratif et du fonctionnement des collectivités territoriales, Maîtrise des logiciels bureautiques, Maîtrise de l’orthographe, syntaxe et grammaire, Principes rédactionnels de comptes-rendus ou procès-verbaux, de courriers, Techniques de secrétariat (prise de notes), Organisation et gestion de son temps de travail : planification, priorisation, rigueur, Capacités à s’organiser en cas de pics d’activité, Discrétion et qualité relationnelle permettant de respecter les obligations liées au secret professionnel et à l’information partagée Savoir alerter et rendre compte Savoir établir une relation de confiance Qualités relationnelles et sens du service public Qualité d’écoute, de rédaction et d’adaptation