Référence CSP: O092240/101334117
Missions: Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Suivi de l'activité du secrétariat:
Ø Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
Ø Suivi de l'agenda en lien
Ø Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)
Ø Classement, archivage et tri des documents
Accueil téléphonique et physique:
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l'archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du DGS - réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au DGS
Ø Veiller à faire circuler efficacement l'information au sein de la DS
Ø Proposer de nouvelles méthodes d'optimisation de la gestion administrative du service
Traitement des informations:
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion du courrier:
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Communes
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