Coordinateur administratif/coordinatrice administrative de la direction réf. 14584-26

Vos missions en quelques mots Auprès de la directrice Générale adjointe et de la directrice, la coordinatrice administrative exerce une fonction d’assistante de direction à forte valeur ajoutée : elle optimise l’agenda des directrices, fiabilise les circuits de décision, centralise l’information utile. Elle sécurise la préparation des réunions et des dossiers, contribue au suivi des priorités, veille à la bonne circulation des notes et documents sensibles et apporte un appui direct à la directrice et à la directrice adjointe sur l’agenda institutionnel, les représentations extérieures et la coordination avec les services, le cabinet et le protocole. Mission 1 : Appui direct à la direction : agenda, priorités, préparation des dossiers Gérer l’agenda et l’emploi du temps (prise de rendez-vous, hiérarchisation des urgences, gestion des sollicitations). Assurer l’accueil téléphonique et physique, le filtrage et l’orientation des interlocuteurs internes/externes. Préparer et mettre à jour les dossiers pour les rendez-vous et réunions (collecte des notes, documentation, éléments de contexte, suivi des demandes). Organiser les réunions impliquant la direction (convocations, participants, réservation de salles, préparation matérielle). Préparer les déplacements (réservations, logistique, ordres de mission, frais de mission) Mission 2 : Gestion du courrier et de l’archivage Assurer le suivi du courrier entrant/sortant (papier et dématérialisé) et la gestion des flux via les outils dédiés (Elise). Organiser le tri, le classement, l’archivage (papier et numérique) des dossiers du jour. Rédiger/saisir et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents professionnels. Mission 3 : Animation interne et fonctions transversales de facilitation Organiser des temps collectifs internes (séminaires, réunions élargies, petits-déjeuners) : logistique, convocations, supports. Assurer un rôle de référente GTA : lisibilité et suivi des congés/absences pour la direction. Assurer un rôle de référente informatique en lien avec la DSI/PTNUM : préparation des arrivées (matériel, accès) et pour les chefs de service et stagiaires direction. Mission 4 : Gestion de l’agenda culturel institutionnel Réponses aux demandes du protocole : vérification des financements en lien avec les services, recherche et transmission des fiches iris. Centralisation des invitations, transmission au Protocole Mise à jour et suivi du tableau partagé des événements culture, Envois des plaques pour les inaugurations, en lien avec la Direction de la communication Profil recherché Connaissances Bonne maîtrise des outils de bureautique et collaboratifs, utilisés au quotidien pour organiser et partager l’information. Compréhension de l’environnement administratif et institutionnel, avec une capacité à s’y repérer et à en intégrer les enjeux. Respect des principes de déontologie et de probité, dans la gestion des dossiers et des échanges. Savoir-faire Capacité à transmettre une information clairement, à l’oral comme à l’écrit, en s’adaptant aux interlocuteurs. Habitude de travailler en équipe ou en mode projet, avec une logique de coopération. Aisance dans la rédaction de documents professionnels structurés et exploitables. Bonne gestion des priorités, avec une capacité à organiser et planifier les tâches. Approche pragmatique pour traiter les problèmes et faire avancer les situations. Capacité à synthétiser l’essentiel et à cerner rapidement un besoin. Positionnement et relationnel À l’aise dans les relations de travail, avec un bon sens du collectif. Capacité à garder une posture neutre et professionnelle selon les contextes. Qualité d’écoute et interactions simples, directes et efficaces.