L'assistant(e) met en œuvre les moyens organisationnels nécessaires à la réalisation des actions de formations, selon les indications de son responsable hiérarchique. Vous effectuerez le suivi administratif et logistique des formations proposées par l'organisme.
La fonction nécessite une compréhension fine des exigences d'un organisme de formation certifié QUALIOPI et des enjeux du secteur santé/ESSMS, ainsi qu'une forte autonomie et un sens aigu du suivi opérationnel. Elle inclut également une contribution à la création et à l'amélioration continue des produits de formation (veille, analyse de données, participation à l'élaboration d'outils d'enquêtes et de retours d'expérience).
Vous aurez en charge:
En pré-formation:
- La relecture, mise en page et envoi des livrets des participants et documentations aux clients.
- Le suivi post-formation dans sa dimension administrative (réception des évaluations, émargement et CR, numérisation et enregistrement des données dans le logiciel, création des attestations, diffusion des CR validés et attestations au client).
En post-formation : vous réceptionnez les évaluations, émargements et CR, numérisez et enregistrez des données dans le logiciel.
Vous créez les certificats de réalisation; assurez la relecture, la correction et la mise en forme des comptes rendus de formation. Vous diffusez ensuite ces documents aux clients.
Vous serez également amené(e) à effectuer des activités liées aux ressources humaines: recrutement, gestion administrative du personnel, suivi des contrats de travail, paie, mise à jour du DUERP, gestion du handicap, qualité de vie au travail.
Taches administratives:
- Gestion des appels téléphoniques, gestion du courrier, numérisation et classement de documents.
- Rédaction des projets et réponses aux appels d'offres en y joignant les documents administratifs nécessaires, en assurant une relecture et une mise en page finale.
Vous disposez de très bonnes qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire).
Vous réaliserez toutes tâches nécessaires au fonctionnement et à la gestion d'un organisme de formation.
Une expérience préalable significative dans la gestion logistique et administrative d'un organisme de formation est exigée, ainsi qu'une connaissance approfondie du secteur santé/ESSMS.
- Master 2 en Management des Ressources Humaines requis. Une expérience de recherche serait appréciée pour les activités d'analyse et de développement des produits de formation.
- Vous maîtrisez des méthodologies de recherche appliquée (enquêtes, analyse de données, veille).
Une expérience préalable dans le secteur de la formation et une connaissance approfondie du fonctionnement des ESSMS sont impératifs
- Vous justifiez d'une connaissance approfondie de la convention collective des organismes de formation.
- Connaissance des enjeux handicap et QVCT, du DUERP et des obligations sociales internes.
- Maîtrise avancée des outils numériques (Excel, GIRAF, CASTOR, ALPAGA - ou autre CRM spécialisé dans la formation - plateformes pédagogiques, Microsoft Office, internet, Outlook.).
- Vous disposez d'une aisance relationnelle et de solides compétences en communication écrite et orale, essentielles pour collaborer avec les clients, les formateurs et les équipes internes.
- Vous avez une maîtrise rigoureuse de l'orthographe, de la grammaire et des règles rédactionnelles, indispensable pour garantir la qualité des rendus clients.
- Vous êtes capable de produire des supports structurés et des rapports analytiques.
- Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e) et savez travailler en toute autonomie tout en respectant les délais.
- Vous savez gérer les priorités dans un environnement multitâche, tout en maintenant une qualité de travail irréprochable et en respectant les délais impartis.
- Vous savez rendre compte de votre travail.
CV ET LETTRE DE MOTIVATION
Seules les candidatures répondant à l'ensemble de ces critères et justifiant d'une expérience préalable similaire seront ét
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