Coordinateur admission et scolarité (h/f)

Nous recrutons au sein du service Admission et Scolarité un Coordinateur Admission et Scolarité F/H sur le campus de Paris pour être le relai principal du service en lien direct avec son manager. Le service assure le suivi administratif de l'étudiant de sa candidature à sa diplomation. Ce service est un maillon essentiel de la satisfaction étudiante. Rattaché(e) à la Responsable Admission et Scolarité pour les campus de Bordeaux et Paris, vous travaillerez au sein d'une équipe composée d'une douzaine de personnes réparties sur nos 4 campus. En fonction de la saisonnalité des activités et du développement de l'école vos missions principales seront selon la saisonnalité :

1. Organisation des épreuves écrites et orales des admissions sur concours
- Garantir et mettre en œuvre les conditions de succès pour la sélection des futurs apprenants en partenariat avec les Banques d'Épreuves et la direction des Programmes dans le respect des règlements Concours et de Parcoursup ;
- Piloter l'organisation des épreuves écrites et en assurer la logistique de bout en bout ;
- Organiser les épreuves orales pour les candidats et les jurés en collaboration avec l'équipe Développement Commercial, les Programmes, la Faculté, les Alumni, les Relations Entreprises, etc ;
- Accueillir les jurés internes et externes sur les campus ;
- Assurer un contrôle qualité régulier sur les évaluations en vue de leur publication.

2. Gestion des inscriptions administratives
- Administrer les dossiers d'inscription des apprenants primo-entrants en appliquant un contrôle des pièces à fournir par population et en validant les pré-requis académiques des apprenants français et internationaux ;
- Répondre aux questions et accompagner les apprenants dans l'avancement de leur dossier avant et après leur rentrée en coordination avec les services Comptabilité, Alternance et Programmes dans le respect des délais ;
- Etre le relai direct du service sur Paris pour l'organisation des rentrées administratives ;
- Assurer un reporting régulier sur le traitement des dossiers administratifs.

3. Gestion de la scolarité
- Garantir la bonne qualité des données pédagogiques et scolaires des apprenants dans le SI Scolarité.
- Envoyer les attestations diverses et relevés de notes
- Saisir les notes de rattrapage
- Participer aux commissions de passage et de diplomation
- Enregistrer les décisions de commissions pour publication

4. Organisation des examens surveillés
- Veiller à la bonne planification des examens en coordination avec le service Planification et les RCM en présentiel et distanciel.
- Mettre en œuvre opérationnellement l'activité : convocation des apprenants, impression des sujets, recrutement des surveillants intérimaires, collecte des copies pour correction et consultation, archivage.

5. Gestion de la diplomation
- Assurer l'impression des diplômes avec un haut niveau de contrôle qualité sur les données apprenants et dans le respect des règlements (Rectorat, France Compétences, CGE, etc.).
- Assurer la distribution des diplômes lors de la cérémonie annuelle et à posteriori.
- Répondre aux demandes entrantes des diplômés et des entreprises « recruteur » tout au long de l'année.

Profil recherché et compétences métier :
- De formation Bac+3 dans le domaine de la gestion, de l'administration ou relation clients
- Expérience de 5 ans minimum souhaitée sur un poste similaire
- Une expérience dans le domaine de l'enseignement supérieur serait un plus
- Capacité d'organisation, autonomie et prise d'initiative
- Forte compétence analytique
- Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
- Utilisation d'office 365, notamment Excel
- La connaissance d'un ERP Scolarité serait un plus
- Anglais niveau B1 exigé

Soft skills :
- Sens du service client
- Très bon relationnel et facilitateur
- Réactivité et dynamisme
- Agilité, capacité d'adaptation, organisation