Auprès de la directrice générale de la Fédération Bancaire Française, vous serez chargé(e)
De préparer ou prendre en charge des dossiers, recevoir et traiter les demandes des interlocuteurs avec une forte autonomie, en appui de la direction concernée
D’assister la directrice générale au quotidien. Assurer diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement du service. Gérer l’agenda de la directrice générale. Suivre et préparer les dossiers des différentes réunions et instances, et des entretiens. Assurer une coordination fluide en interne avec les autres pôles
Assistanat :
En binôme
Gérer l’agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine)
Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils FBF
Assurer l’archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes
En autonomie
Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale
Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale
Enregistrer au quotidien dans l’outil interne ad hoc les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d’intérêts
En binôme
Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l’International (réservations de billets, hôtels, transports)
Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.)
En autonomie
~ Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants
En autonomie
Etablir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié
Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents (« Sherpas » et « Comex »)
En binôme
Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale
Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées
Gestion du budget
~ En autonomie :
Assurer l’engagement des dépenses dans le respect du budget.
Profil recherché
De formation supérieure (BTS Support à l'Action Managériale, BTS GPME), vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire.
Connaissances et prérequis professionnels
Confidentialité
Sens du service, écoute et sens du contact
Polyvalence, rigueur, autonomie
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Très bonne maîtrise du pack office
Connaissance de l’environnement administratif français
Anglais courant
Caractéristiques du poste : Poste en binôme qui nécessite une grande confidentialité et disponibilité, une capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches, ainsi que de grandes qualités relationnelles et d’écoute.
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