Responsable informatique coordination opérationnelle (fh) (it) / freelance

Taleo Consulting est un groupe de conseil en management présent à Luxembourg, Paris, Bruxelles, Amsterdam, Genève, Barcelone, Singapour et Lisbonne.

Nos valeurs sont : Famille, Fun et Excellence et font partie intégrante de l?ADN de Taleo.

Nous comptons aujourd'hui plus de 500 employés à travers nos 8 bureaux internationaux !

Notre expertise financière permet d?apporter à nos clients les meilleures pratiques, des solutions sur mesure et innovantes. Nous intervenons auprès des banques, des assets managers et des assurances.



Votre rôle

Nous recherchons un(e) Responsable Coordination Opérationnelle (FH) pour accompagner l?un de nos clients, acteur majeur du secteur bancaire. Le poste est à pourvoir à partir du 1er décembre 2025 jusqu?au 30 novembre 2026 dans le cadre d?un contrat CDD (mission potentiellement renouvelable), et est situé à Pantin.



Contexte

La mission se déroule au sein de la branche Securities Services de notre client (secteur bancaire).



Missions & responsabilités

- Veille médiatique : transmission périodique d?une revue de presse enrichie de synthèses et de visuels adaptés aux besoins des managers.

- Consolidation des supports de réunion : collecte, mise en forme et diffusion des présentations (départementales, town-hall, comités) en veillant à la cohérence graphique et à la clarté du message.

- Gestion des abonnements sectoriels : administration des revues spécialisées (Private Equity Magazine, autres publications) et partage des résumés pertinents auprès des collaborateurs concernés.

- Correspondance officielle : envoi de courriers recommandés avec accusé de réception aux investisseurs pour les convocations d?AG, accompagnés des plaquettes de présentation résumant les points clés à l?ordre du jour.

- Numérisation et archivage transfrontalier : numérisation des courriers postaux reçus pour le périmètre Pologne, transmission électronique aux équipes de Varsovie, puis archivage physique à Paris, avec diffusion des versions numérisées aux interlocuteurs concernés.

- Coordination des déplacements : organisation et réservation de voyages, d?hôtels, de taxis et de salles de réunion/déjeuners club, en veillant à la bonne diffusion des informations logistiques aux participants.

- Planification des rencontres : prise de rendez-vous internes (meetings, directions) et externes (clients, partenaires), en assurant la diffusion des agendas et des supports de réunion préalablement préparés.

- Gestion des frais professionnels : contrôle rigoureux des notes de frais et transmission claire des justificatifs aux équipes comptables.

- Approvisionnement et logistique : suivi des commandes de fournitures de bureau, de la carte restaurant pour les invités et de l?accès au coffre-fort, avec communication transparente des inventaires et des disponibilités.

- Support IT & Imex : réception et transmission des demandes d?intervention, communication du statut d?avancement aux demandeurs.

- Inscription et suivi d?évènements externes : gestion des inscriptions à des conférences, séminaires et formations, puis diffusion des programmes et des supports de présentation aux participants.

- Mise à jour des bases de diffusion : suivi et actualisation des listes de distribution, garantissant la bonne réception des newsletters et des communications ciblées.

- Gestion des livraisons express : commande de coursiers via le logiciel Novea (unique accès au sein du département) et communication des informations de suivi aux destinataires.

- Suivi des incidents de transport : veille sur les impacts des grèves ou problèmes de mobilité, diffusion en temps réel des solutions alternatives et mise à jour des plannings de déplacement.



Profil candidat:
- 12 ans d'expérience confirmée en support opérationnel, coordination administrative ou business support au sein d?environnements bancaires, financiers ou Private Capital.

- Anglais courant, à l?aise à l?écrit comme à l?oral, permettant d?interagir efficacement avec des équipes internationales et des interlocuteurs externes.

- Solide maîtrise de la gestion documentaire, de la consolidation de supports et du respect d?une charte graphique professionnelle.

- Excellente capacité à assurer une veille médiatique et à produire des synthèses claires et exploitables pour des managers senior.

- Expertise dans la gestion de la correspondance officielle, idéalement sur des flux sensibles (AG investisseurs, convocations, documentation réglementaire).

- Expérience confirmée en organisation logistique et déplacement internationaux (voyages, hôtels, salles, agendas multisites).

- Très bonne maîtrise de la planification de réunions, de la coordination multipays et du partage structuré d?agendas et de supports.

- Connaissance des processus d?archivage, y compris numérisation, transmission transfrontalière et gestion de flux entrants / sortants.

- Forte rigueur dans le traitement des notes de frais, la vérification des justificatifs et la relation avec la comptabilité.

- Aisance avec les outils IT et capacité à assurer un rôle de relais opérationnel avec les équipes techniques (ticketing, suivi d?interventions).

- Organisation, autonomie et sens des priorités permettant de gérer des pics d?activité, plusieurs demandes simultanées et des deadlines serrées.

- Excellente communication, esprit d?équipe et sens du service, indispensables pour interagir avec des managers, partenaires externes et différentes équipes internationales (Paris, Varsovie, etc.).