Le Laboratoire de Génie Industriel (LGI) est l'une des 16 unités de Recherche de CentraleSupélec (Université Paris-Saclay). Il étudie les systèmes socio-techniques tout au long de leur cycle de vie. Composé de 83 chercheurs répartis en 4 groupes, il fonctionne autour de 5 thématiques transversales et de 7 chaires industrielles. Ses travaux contribuent directement à plusieurs Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies.
Votre mission principale du poste sera la gestion administrative et financière du laboratoire comptant environ 100 personnes. Il est en cours de devenir une Zone à Régime Restrictif et en suit déjà les recommandations.
Vous devrez faire preuve de flexibilité afin de travailler en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière et d'assurer la redondance sur certaines activités qui doivent être suivies de manière continue. Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la Directrice du laboratoire.
A ce titre, vos activités seront les suivantes :
Accueil des nouveaux arrivants : Personnel recruté (hors personnel permanent), invités, stagiaires :
-Identification des process adaptés à chaque nouvelle arrivée, rédaction des actes administratifs (dont l'instruction des dossiers de demande d'accès à notre Zone à Régime Restrictif), suivi de l'avancement des accords et signatures.
-Echange et accompagnement des nouveaux arrivants dans les démarches administratives
Actions sur les comptes informatiques : Gestion des demandes de création et de clôture des comptes informatiques à la Direction Informatique.
Commande publique : Demandes de devis, saisies des bons de commande, envoi des bons de commande validés aux fournisseurs, constatation des services-faits, classement et archivage de toutes les pièces réglementaires. Le cas échéant, mise en concurrence des fournisseurs ou travail collaboratif avec la Direction Financière pour la mise en place de marché public
Gestion des frais de déplacement des membres du laboratoire et des personnes invitées par le laboratoire :
-Saisie des Ordres de Mission (dont réservation des hébergements et des billets de train/avion)
-Suivi des missions terminées : collecte des justificatifs et des informations utiles pour établir les Etats de Frais Définitifs
-Classement et archivage des toutes les pièces réglementaires
Actions sur les référentiels : Demandes de création des nouveaux fournisseurs et nouveaux agents à la Direction Financière
Organisation des soutenances de thèse (environ 20 soutenances / an) :
-Diffusion et communication des dates, salles aux membres du jury et aux encadrants
-Création et paramétrage des invitations Teams (en cas de soutenance en mode hybride)
-Collecte des besoins des membres du jury et organisation de leur venue (ordres de mission)
Participation à l'organisation des évènements du Laboratoire :
-Réservation de salles et du matériel nécessaire auprès de la DPIET
-Echanges avec les traiteurs et les prescripteurs de l'évènement
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un baccalauréat ou d'un Bac+2, idéalement dans le domaine de la gestion, de la comptabilité ou de l'administration publique. Vous justifiez d'une première expérience dans la gestion administrative et financière, de préférence au sein d'un établissement public.
Vous maîtrisez les fondamentaux de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) et êtes à l'aise avec les outils bureautiques courants.
Reconnu(e) pour votre fiabilité, votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous faites également preuve de qualités relationnelles qui vous permettent de travailler efficacement en équipe et d'interagir avec différents interlocuteurs internes et externes.
Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.
Niveau d'anglais, oral et écrit, est équivalent au B2.
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