Administrateur des ventes h/f (h/f)

Mission

1. Mise en œuvre de la contractualisation et relation avec l'étudiant / les entreprises :
Création des contrats en s'assurant que les prix et l'ensemble des documents contractuels sont conformes aux politiques du groupe en lien avec les programmes, services juridiques et l'IT pour les contrats en ligne.
Suivi de la contractualisation des étudiants et payeurs (famille, entreprises, OPCO, CPF, fondations et tout autre organisme de financement), tout au long du processus d'admission jusqu'à l'inscription formelle du participant.
Vérification de l'exhaustivité et de l'exactitude des données et de la création des comptes clients dans les différents ERP de scolarité (Aurion) et de comptabilité (SAP).
Assurer une communication continue avec les étudiants sur tous les aspects financiers tout au long de leur parcours de contractualisation, de leur formation et de leur paiement (prise de rendez-vous, suivi par mail, téléphone, etc.).

2. Soutien aux équipes de recruteurs et de commerciaux :
Assister les recruteurs et commerciaux en préparant les documents contractuels, en participant éventuellement aux phases amont de contact avec les étudiants et entreprises si besoin (notamment à travers de webinars).
Valider la contractualisation dans les outils de suivi
Suivre les objectifs contractualisation et communiquer vis-à-vis des recruteurs, commerciaux et responsables de programmes sur le suivi de leurs objectifs (volumes, chiffres d'affaires, marges).

3. Facturation et Suivi des Paiements :
Préparer les bordereaux de facturation et assurer leur transmission au service comptabilité selon les procédures mise en place en fonction des types de programme et de financements en vérifiant l'exhaustivité et la précision des pièces justificatives nécessaires à chaque facturation avec en fonction des financement (Bons de commandes, Conventions de formation, feuilles d'émargement,).
S'assurer de la qualité de la facturation émise par la comptabilité
A l'issue des sessions de fin de formation, rapprochement des bons de commande, conventions, les feuilles d'émargement et les montants à facturer.
Suivre les paiements et relancer les clients en cas de retard. Mise en place éventuel d'échéanciers en concertation avec les programmes et gestionnaires.
Faire un reporting régulier de l'avancement des facturations et paiements aux directions de programmes et commerciaux concernés.

4. Suivi et Analyse des Ventes :
Générer et analyser des rapports sur les contractualisation et vente hebdomadaires.
Suivre les indicateurs de performance (KPI) liés aux ventes et identifier les écarts par rapport aux objectifs.
Recommander et mettre en œuvre des améliorations :
- Des processus de contractualisation, de facturation et de suivi des paiement (formules complexes, TCD, macros) et travail éventuel avec les services IT (rôle de chef de projet MOA : description des spécifications fonctionnelles, suivi de la mise en œuvre des demandes par la MOE au sein de l'IT de l'école et du prestataire de comptabilité)

- Des reportings à destination des équipes de recrutement, de ventes, des responsables de programme et du contrôle financier de la relation client

Fournir des analyses des recrutements, facturations et paiement en fonction de critères (financement, origine par nationalité, date de contractualisation par rapport au début de la formation, .)

5. Coordination Interne :
Collaborer avec les directions de programme, les directions marketings et commerciales, la comptabilité, la finance, pour s'assurer que les processus de vente se déroulent sans accroc.
Être le point de contact entre les clients et les équipes internes pour toute question relative aux commandes, délais de livraison ou suivi de commande.