Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la DGS, vous êtes chargé(e) d’apporter une aide permanente au maire et à la direction générale des services en termes d’organisation professionnelle, d’accueil, de gestion, d’information, de suivi et de classement des dossiers confiés. Assistance à Monsieur le Maire, aux membres du Bureau exécutif et à la DGS - Assister le Maire et la DGS dans l’organisation de ses activités - Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités - Organiser les déplacements Gestion administrative de la Direction Générale • Organiser et assurer le suivi du courrier arrivée /départ • Réaliser et mettre en forme des documents administratifs • Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service • Rechercher et diffuser des informations • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers • Organiser le classement et l’archivage des dossiers • Faire l’inventaire des fournitures • Elaborer les lettres de commandes • Procéder au rattachement des factures et à leur suivi • Procéder au recensement des besoins financiers dans le cadre de la préparation budgétaire • Rédiger des courriers Accueil du public • Assurer l’accueil physique et téléphonique • Renseigner le public et l’orienter vers l’interlocuteur compétent • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques Préparation et suivi du conseil municipal • Etablir l’ordre du jour du conseil municipal • Mettre en forme les délibérations • Convoquer le conseil municipal • Faire les procès-verbaux • Assurer la diffusion et le suivi des délibérations • Télétransmettre les actes • Assurer la des différents recueils • Assurer la publication des actes sur les supports dédiés • Assurer le suivi de l’affichage et la tenue du répertoire des délibérations • Réaliser la relecture du Conseil Municipal • Relancer les responsables de service en cas de besoins de précisions sur leurs délibérations Protocole : • Participer et assurer la planification des cérémonies officielles de la Ville • Convoquer les représentants protocolaires • Assurer les réservations nécessaires • Procéder aux achats pour la bonne tenue des cérémonies Profil recherché Compétences et qualités requises : - Formation initiale en secrétariat appréciée - Expérience sur un poste similaire serait un plus - Connaissances juridiques de base, de l’environnement et de l’organisation territoriale - Maîtriser l’orthographe et la grammaire, disposer d’un bon niveau rédactionnel - Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique - Maitriser les outils informatiques Pack Office - Discrétion, réserve de rigueur - Savoir faire preuve de discernement, d’esprit d’initiative - Rigueur professionnelle - Sens de l’organisation et capacité de gestion du temps de travail - Qualités relationnelles - Capacité à travailler en équipe - Disponibilité - Savoir gérer les situations d'accueil difficiles
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