Secrétariat particulier de monsieur le directeur de cabinet

GROUPE RIFSEEP: 1


Vos activités principales :


Sous l’autorité directe du directeur de cabinet, l’agent est chargé :

- de la gestion de l’agenda et des déplacements (complexes et mouvants) en cohérence avec le planning du préfet (participation aux réunions agenda),

- du suivi du courrier et des parapheurs,

- de l’accueil physique pour les rendez-vous du directeur et pour les réunions organisées,

- de l’accueil téléphonique,

- de la gestion des budgets du cabinet et du directeur de cabinet et du suivi de l’exécution des dépenses,

- du suivi des commandes de fournitures de bureau pour la direction en lien avec le SGCD,

- de l’inventaire de la résidence du directeur de cabinet,

- du montage des réunions pour le directeur de cabinet et en appui, au besoin, des services du cabinet en assurant l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossier,

- de la réception et du contrôle de la complétude des dossiers du directeur de cabinet et du préfet en coordination avec le secrétariat particulier du Préfet,

- de la mise à jour des fichiers contacts du directeur de cabinet

- de l’organisation des permanences préfectorales, de l’élaboration et de la diffusion du planning hebdomadaire des permanences de l’État dans le département.


Les missions seront exercées au sein d’un pôle secrétariat avec l’assistante de Monsieur le Préfet. Une suppléance et une continuité des missions sont assurées entre les deux assistantes.

Les missions peuvent évoluer selon les besoins du service.


Votre environnement professionnel :


• Activités du service

Affaires réservées du cabinet, ordre public, protection civile, communication et relations avec la presse, sécurité routière.


Le secrétariat particulier assure un appui quotidien au corps préfectoral pour toutes les missions qu’il exerce. Il contribue à optimiser l’organisation du travail, la gestion du temps, la constitution des dossiers et leur communication avec les parties prenantes et l’ensemble des processus administratifs et techniques dans lesquels le corps préfectoral s’inscrit.

Les activités y sont souvent marquées par la sensibilité et l’urgence des dossiers. Le secrétariat travaille en liaison avec l’ensemble des agents de la Direction du cabinet et de nombreux services de l’État. Son lien étroit avec le corps préfectoral en fait un poste clé concourant au bon fonctionnement de l’ensemble de la Direction du cabinet.