Groupe RIFSEEP: B 3
Vos activités principales:
Assistante technique et comptable aux chefs de projets :
- Élaboration, suivi et mise à jour des tableaux comptables
- Suivi des appels d’offres
- Contrôle des factures payées dans CHORUS Module Travaux
- Saisie et suivi des demandes d’achat sur CHORUS Formulaire / CHORUS Module Travaux
- Suivi des situations travaux dans le cadre des marchés travaux
- Suivi des décomptes en fin d’opération
- Accompagnement financier et administratif des chefs de projets
- Suivi administratif et financier des marchés
- Préparation des dialogues de gestion (P 152 – P 176 – P 303 – P216 – P 161)
- Élaboration des prévisions de consommation des Crédits de Paiement en collaboration avec les chefs de projets
En l’absence de la titulaire du poste comptabilité :
- Saisie des demandes d’achat sur Chorus Module Travaux
- Suivi des engagements et de la dépense des budgets gérés par la Direction de l’Immobilier
- Assure l’interface comptable en étroite relation avec la cellule pôle pilotage de Marseille
- Assure l’accueil téléphonique des interlocuteurs
En l’absence de la titulaire du poste secrétariat :
- Suivi et validation des missions des agents du SLI de Toulouse
- Gestion de la flotte des véhicules mis à disposition des agents pour les déplacements professionnels
- Prise de Rendez-vous avec le garage (DL) pour le respect des gammes de maintenance des véhicules
- Élaboration de plannings de nettoyage et suivi de l’entretien courant des véhicules
- Gestion et suivi analytique des télépéages et des cartes de distribution de carburants
- Contrôle et vérification du bon usage des télépéages et des cartes de distribution de carburants
- Engagement de la dépense et suivi du budget de fonctionnement du bureau (fournitures – consommables – mobilier)
- Prise de notes, rédaction de compte rendus et de procès-verbaux de réunions
- Réservation de salles de réunion
- Interface RH local pour l’ensemble des agents du BRAIO Occitanie
- Mise à jour du planning des congés pour l’ensemble des agents du BRAIO Occitanie
- Interface en étroite collaboration avec la cellule secrétariat de la Direction de l’immobilier à Marseille
- Préparation des entretiens professionnels pour l’ensemble des agents du BRAIO Occitanie
- Accueil téléphonique des interlocuteurs et prise de messages
Encadrement et management :
- Encadrement et management du pôle administratif composé d’un agent administratif de catégorie C (comptabilité) d’un agent administratif de catégorie C (secrétariat) et de 2 apprentis.
- Mise en place d’indicateurs d’activité et vérification de l’atteinte des objectifs
- décloisonnement des activités au sein du pôle, mise en œuvre d’une politique de polyvalence et de continuité de service en toute circonstance
- Mise en place d’une veille juridique
- Réalisation des entretiens professionnels pour les agents du pôle
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