Gestionnaire de formations f/h

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l’environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d’enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l’international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d’attractivité de l’université de Bordeaux.
L'Institut Droit et Économie de Périgueux, composante de l'Université de Bordeaux, accueille les étudiants dans les domaines du droit, de l'économie, de la gestion et de l'AES. Créé en 1969 dans le cadre de la décentralisation universitaire, il permet aux étudiants de Dordogne et des territoires limitrophes de suivre des formations universitaires de proximité, délivrant les mêmes diplômes et appliquant les mêmes programmes et modalités d'examen que le campus de Pessac.

Dans ce contexte, nous recrutons un Gestionnaire de formations F/H.

Votre mission

Poste clé au sein de l’institut, vous assurerez l’accueil physique des usagers et visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, la messagerie électronique et le courrier. Vous contribuerez également à diverses activités administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'Institut Droit et Économie de Périgueux, tout en participant à la gestion des campagnes d'admission et d'inscription ainsi qu'au bon fonctionnement administratif du service.. Cette fonction requiert polyvalence, réactivité, sens de l’organisation et qualité de service auprès des interlocuteurs internes et externes.

1/ Accueil - Admission

- Vous apportez une réponse aux demandes des usagers que ce soit en présentiel, par téléphone ou par mail dans le respect du référentiel Marianne

- Vous instruisez les dossiers de candidature constitués sur les applications dédiées : recevabilité administrative, lien avec les responsables pédagogiques des formations demandées, gestion de la réponse apportée au candidat

- Vous participez aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

2/ Inscription – Suivi administratif

- Vous assurez le suivi des inscriptions effectuées en ligne par les étudiants : gestion des campagnes d’inscription, assistance fonctionnelle de premier niveau à l’étudiant en cas de difficulté, traitement des pièces justificatives fournies par l’étudiant, relance des admis non-inscrits, gestion des démissions et demandes de remboursement

- Vous suivez et validez les paiements en ligne sur l'application ESUP Pay

- Vous éditez les cartes étudiantes

- Vous assurez le traitement des transferts des dossiers des étudiants primo-inscrits à l’université de Bordeaux : contrôle de la complétude du dossier, saisie dans le système d’information, suivi des envois

- Vous gérez la distribution des diplômes

3/ Secrétariat

- Vous assurez la gestion du courrier entrant et sortant, de la messagerie électronique ainsi que de l’accueil téléphonique

- Vous saisissez et mettez à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative

- Vous rédigez, mettez en forme, reproduisez et diffusez les documents administratifs

- Vous retranscrivez des informations orales à l'écrit

- Vous exécuter des travaux de reprographie

- Vous assistez les responsables administratifs, techniques ou scientifiques dans la réalisation de leurs missions

Vos atouts / Vos talents

Titulaire d'un diplôme de niveau BEP, Bac Pro Métiers de l’Accueil (ex bac pro ARCU), ou du Baccalauréat général, vous avez une première expérience réussie dans l'accueil de public.

· Vous maîtrisez le Pack Office, notamment Excel

· Vous avez un goût prononcé pour la relation avec les usagers et la qualité de service

· Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur et de discrétion professionnelle

· Vous avez une réelle aptitude au travail en équipe

· Vous êtes reconnu pour votre réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Vous vous reconnaissez ? Postulez-vite !

Plus d’informations :

Le campus se situe à mi-chemin entre la ville et la campagne. Il bénéficie ainsi de toutes les commodités de la ville tout en étant implanté dans un cadre verdoyant.

Basé à Périgueux (24) - accès en Péribus ligne K1 - Arrêt Restaurant Universitaire – Pôle Universitaire, vélo.

CDD de 12 mois

Salaire mensuel brut : 1925€

Ce que nous vous offrons :

Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle

Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)

Télétravail possible selon l’organisation du service

Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale

75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde

Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail

Accès à un parking du personnel

Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels