Gestionnaire de formation (h/f)

Le CH Guillaume Régnier recrute un Gestionnaire de formation RH (H/F) au sein du service Formation Continue en CDD de 6 mois dès que possible.

Le service Formation Continue est composé d'une Responsable, d'une assistante de formation et de 3 gestionnaires.

Vos missions seront les suivantes :

- Accueil physique et téléphonique

- Suivi des demandes et valorisation des actions individuelles de formation

- Suivi des enveloppes de pôles et liens avec les référents formation des pôles

- Suivi des demandes de remboursement des frais de déplacement et gestion des avances de frais

- Création des actions de formation dans le logiciel Gesform

- Rédaction édition et envoi des convocations et accords de formation aux stagiaires

- Suivi des feuilles de présence des formations intra (éditions et saisie dans Gesform)

- Suivi des formations règlementaires (attestations, relations formateurs internes, contacts avec les OF, etc.)

- Traitement des formations non prises en charge sur le plan de formation : budgets annexes, subventions ARS, etc. : création d’un fournisseur sur le logiciel MEVA, rédaction de l’état des sommes dues, création de la facture dématérialisée, liquidation de la facture, suivi des dépenses (liens avec la DAF)

- Participation à la clôture budgétaire

- Emission de titres de recettes + suivi DAF

- Relai ponctuel de l’assistante de formation sur le paiement des organismes de formation



Suivi des stagiaires non soignants :

- Saisie des dossiers des stagiaires non-soignants dans le logiciel EVRH dans le cadre de la sécurité du système d’information / suivi du dossier administratif, des conventions, création de matricules, saisie des éléments variables de paie, des gratifications

- Participation aux rencontres annuelles avec les interlocuteurs internes (exemple : collège des psychologues)



Activité prestataire :

- Réception et traitement des inscriptions

- Suivi logistique sur les mêmes modalités que pour les formations intra

- Rédaction de documents : conventions, feuille d’émargement, attestation de présence, certificat de réalisation, réalisation de la facturation : état des sommes dues, titre de recettes

- Suivi des documents dévaluation à chaud, à froid, tests de positionnement à l’entrée, à la sortie

- Préparation des supports pédagogiques selon les différentes formations : impression, reliure, etc.



Missions organisationnelles

Les gestionnaires assurent la logistique des actions de formation (préparation et installation des salles et du matériel ; réassort, rangement et remise en place des salles, accueil des intervenants et des apprenants, soutien logistique, gestion des clés).

Gestion des commandes : matériel, fournitures, eau-café, réception aux différents magasins ou chez le vaguemestre



Le gestionnaire formation effectue diverses missions administratives par :

- la rédaction de courriers, attestations, historiques de formation, notes de service, d’information, courriers aux agents.

- Le traitement du courrier arrivée/départ



Le gestionnaire se charge, en collaboration avec les autres agents du service, de l’archivage du service.