Chargé-e d'accueil et de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le Pôle Accueil Relation Usager (PARU) est un pôle dédié à l’accueil des usagers et au traitement de leurs demandes.
En cours de réorganisation, cette équipe sera prochainement rattachée à la future Direction de l’Espace Public.

Le PARU est composé de deux équipes d’accueil aux missions différentes placées sous la responsabilité d’une responsable de pôle :
– l’équipe dite « Alliance » qui effectue des missions d’accueil physique et téléphonique (hors stationnement), le traitement des demandes d’information
– l’équipe dite « Randon » qui effectue des missions spécialisées liées à la mise en œuvre de la politique de stationnement et à l’instruction des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO) formulés par les usagers suite à un Forfait Post-Stationnement (FPS)

Sous la responsabilité de la cheffe d’équipe, vous assurez au quotidien l’accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que le traitement des demandes reçues sur les boîtes mails génériques et sur les logiciels métiers.

Le regroupement des 2 équipes Randon et Alliance est prévu pour fin 2025 sur le site Alliance – 88, rue des Alliés. Missions / conditions d'exercice Accueil usagers
• Accueillir les usagers physiquement et au téléphone (flux usagers important et public parfois difficile)
• Traiter au quotidien les demandes des usagers réceptionnées dans les boîtes mails génériques
• Renseigner les usagers sur tous les sujets en lien avec le stationnement payant sur voirie, la circulation et les Forfaits Post-Stationnement
• Travailler en transversalité avec les autres agents du PARU : remplacements ponctuels possibles au sein de l’équipe Alliance ou sur des missions Alliance afin d’assurer la continuité de l’accueil

Instruction des demandes usagers & des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO)
• Étudier et ouvrir les droits au stationnement résident sur voirie et à la tarification professionnelle du stationnement payant sur voirie
• Assurer la vente du ticket résident et le traitement des demandes de pass zones piétonnes et pass zones à trafic limité
• Instruire les recours (RAPO) formulés par les usagers à l’encontre d’un Forfait de Post-Stationnement (FPS) : étudier le recours, vérifier les pièces justificatives fournies, proposer une réponse et éditer le courrier de réponse – dans le respect de l’arrêté municipal réglementant le stationnement payant sur voirie
• Enregistrer dans le logiciel métier les décisions
• Saisir des données pour le suivi de l’activité


Assistance administrative
• Assurer la gestion du courrier : réception et suivi du courrier (GED), rédaction de courriers, suivi du circuit des parapheurs
• Rédiger et mettre en forme des documents : comptes rendus, courriers spécifiques, notes, tableaux de suivi
• Assurer le tri, le classement et l’archivage des documents
• Assurer un appui logistique : mise sous plis, publipostage, distribution de courriers, affichage de documents, reprographie

Régie de recettes et d’avance :
• Assurer la fonction de mandataire suppléant de la régie : vous maniez les deniers publics (encaissements) sous la responsabilité de la régisseuse, cheffe d’équipe.

Le regroupement des 2 équipes du PARU sur un même site, celui de l’Alliance, est programmé pour la fin de l’année 2025 tout comme le rattachement de cette équipe à une nouvelle Direction. L’organisation de l’équipe sera revue ainsi que les périmètres des fiches de poste. Profils recherchés Savoir faire :
• Vous savez vous exprimer clairement et calmement, à l’oral comme à l’écrit
• Vous disposez de qualités rédactionnelles avérées
• Vous savez vous adapter au quotidien selon les consignes données par la cheffe d’équipe
• Vous savez gérer des pics d’activité et des imprévus
• Vous savez lire un arrêté municipal, analyser une situation et rédiger un courrier de réponse adapté
• Vous savez suivre une procédure d’instruction et en réaliser les étapes avec méthode et rigueur
• Vous êtes en mesure d’apprendre des règles et d’assurer leur application dans le traitement des demandes (règles d’obtention des différents droits / pass)
• Vous êtes en mesure d’utiliser plusieurs logiciels métiers et d’intégrer leurs évolutions

Savoir être :
• Vous avez le sens du service public et de l’accueil
• Vous avez de bonnes capacités relationnelles et aimez le travail en équipe
• Vous êtes capable de gérer des situations de tension avec le public
• Vous êtes curieux-ieuse et désireux-euse de vous former sur un champ de connaissances précis : le stationnement payant sur voirie, la circulation et le traitement des RAPO
• Vous êtes rigoureux-euse, précis·e et organisé·e
• Vous avez de solides capacités d’analyse

Connaissances/technicités attendues :
• Vous avez déjà assuré les missions de mandataire suppléant d’une régie de recettes ou vous êtes prê à vous y investir
• Vous connaissez l’arrêté municipal réglementant le stationnement payant sur voirie ou vous êtes prê à vous y investir
• Vous connaissez le circuit de contestation d’un Forfait de Post Stationnement ou vous êtes prê à l’acquérir
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre Office) et les logiciels métiers suivants (ou êtes prê à vous y investir) : Edicia, Extenso, Oxygéno, PayByPhone...