A propos de Nous
5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.
Votre mission, si vous l'acceptez
L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité en secrétariat de diplômes au sein de l'UFR Lettres et Sciences Humaines.
Placée sous la responsabilité directe de la Responsable du service de la scolarité il/elle a pour mission principale :
1. la participation et la contribution au bon déroulement des études des étudiants
2. la gestion pédagogique et administrative des deux Licences LEA et LLCER Espagnol.
1-Assurer l’organisation de la scolarité des étudiants et l’organisation des enseignements :
3. Elaborer les emplois du temps en lien avec les responsables de diplômes, les enseignants et les collègues secrétaires
4. Créer les groupes sur Apogée et répartir les étudiants dans les groupes de TD
5. Préparer les reprographies des programmes en début d’année
6. Suivre les absences des étudiants, les tiers temps et les ERASMUS
7. Gérer les absences des enseignants et les rattrapages
2-Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants, enseignants) :
8. Informer et conseiller les différents acteurs de l'UFR d’un domaine de formation (étudiants, enseignants, équipes pédagogiques, équipe de Direction, Responsable de scolarité)
9. Accueil physique et téléphonique des différents publics
10. Accueillir et prendre en charge les nouveaux lecteurs, les ATER, contractuels, vacataires
3-Aider au déroulement des examens :
11. Organiser les oraux et les soutenances de stages
12. Collecter, vérifier et mettre en forme les sujets d’examens
13. Vérifier la présence des étudiants aux épreuves
14. Désanonymiser les copies d’examen terminal
15. Assurer le contrôle de la cohérence des notes
16. Saisir les notes des contrôles continus et des examens terminaux dans APOGEE
17. Elaborer les procès-verbaux provisoires d’UE des jurys
18. Afficher les résultats
19. Suivre les tableaux de bord des effectifs étudiants
20. Participer à l'organisation du calendrier pédagogique de la vie étudiante, et veiller à sa mise en œuvre
21. Participer au contrôle de la mise en œuvre des maquettes et des modalités de contrôle des connaissances
22. Vérifier les états de service des enseignants et des intervenants extérieurs
23. Mise à jour des livrets d’études
5-Activités associées :
24. Assurer la diffusion des informations liées aux attributions de la scolarité
25. Vérification des services des enseignants en raison des anomalies détectées par la référente RH
26. Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative
27. Suivre l’évolution de la réglementation
28. Participer aux réunions de pré-rentrée
Le profil idéal, selon nous
Savoir-faire et savoir-être :
29. Rigueur indispensable dans l’application des textes régissant le déroulement des études
30. Technicité et bonne connaissance des structures des maquettes des diplômes
31. Bonne connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et du déroulement d'une année universitaire
32. Sens de l’organisation et autonomie
33. Polyvalence
34. Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (WORD, EXCEL, APOGEE, CELCAT, Onedrive, ZOOM, TEAMS)
35. Capacité à anticiper
36. Sens du travail en équipe
37. Avoir un bon relationnel
38. Gestion du stress
Contraintes particulières :
39. Adaptabilité aux changements (nouvelles accréditations de diplômes, nouvelles modalités de contrôles des connaissances, réformes universitaires…)
40. Forte amplitude de travail en période d’examens et de rentrée universitaire
41. Contraintes de gestion liées aux calendriers universitaires
Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels
CDD à pourvoir du 01/09/2025 jusqu'au 31/08/2026
Conditions salariales
Rémunération selon expérience
Participation à la protection sociale complémentaire
Date limite de candidature : 10/07/2025
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