Assistant(e) Administratif(ve) (H/F) – CDI
Accès : Porte de Versailles (Métro 12, Tram T2 – T3a)
Le GIP SESAN est le Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé (GRADeS) pour la région Ile-de-France. Il est l’opérateur préférentiel de l’Agence Régionale de Santé pour l’élaboration et la mise en oeuvre de la stratégie régionale d’e-Santé, dans une logique d’engagements réciproques.
SESAN accompagne ainsi la transformation numérique du système de santé régional autour de trois grandes missions :
• Développer et déployer les outils numériques de santé ;
• Promouvoir l’usage et l’appropriation des services numériques dans les territoires.
Pôle de rattachement : Juridique
Le service juridique, garant du maintien du GIP SESAN dans le cadre de la loi et des réglementations en vigueur, assure notamment la gestion des adhérents, des contrats de souscription, des marchés et des conventions. Au sein du pôle juridique, vous rejoignez une équipe de 3 personnes et êtes rattachée à la responsable du pôle des affaires juridiques.
❖ En tant qu’Assistant(e) administratif(ve) au sein du pôle juridique, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et la fiabilité des données du pôle. Vous intervenez principalement sur la gestion et la mise à jour de la base adhérents du CRM, le suivi administratif des contrats de souscription ainsi que dans la coordination avec différents services sur divers sujets en lien avec le pôle juridique.
Véritable garant(e) de la qualité des informations, vous assurez le contrôle, la cohérence et la complétude des données administratives, de l’adhésion jusqu’au suivi contractuel et à la facturation.
Ces missions sont amenées à évoluer en fonction des besoins du pôle et des projets transverses de la structure.
Traitement des demandes d’adhésions/retraits et Gestion de la base adhérent (CRM)
▬ Gestion, mise à jour quotidienne et fiabilisation de la base d’adhérent dans le CRM
▬ Vérification et contrôle de la cohérence et de l’exactitude des données administratives dans le CRM
▬ Vérification de la complétude et de la cohérence des données dans les dossiers de demandes d’adhésion en lien avec les structures souhaitant adhérer
▬ Suivi et saisie des demandes d’adhésion et de retrait dans le CRM et traitement administratif des impacts sur les contrats d’accès aux services signés en lien avec les chefs de projet
▬ Traitement des changements juridiques des structures adhérentes (modification des données, identification et suivi des impacts sur les contrats signés dans le CRM)
Suivi des contrats de souscription aux différents services SESAN par les adhérents
▬ Traitement des demandes transmises par les chefs de projet : vérification des données administratives et de la possibilité pour la structure de souscrire au service demandé
▬ Suivi des contrats de souscription signés par les adhérents
▬ Vérification de la bonne réception des contrats
▬ Classement et archivage des contrats
▬ Réception des demandes de résiliation et préparation des courriers en lien avec les chefs de projet
▬ Transmission et vérification des informations administratives nécessaires à la facturation
▬ Travail en lien étroit avec le pôle finance sur les situations d’impayés et les problématiques liées à la facturation (identification des anomalies de facturation au vu des contrats signés et actifs …)
▬ Liens avec les adhérents pour envoi des justificatifs juridiques éventuels liés aux factures envoyées
▬ Traitement en lien avec les opérationnels des résiliations de contrats et des retraits SESAN liés aux impayés
Aide administrative à l’organisation de l’Assemblée Générale en collaboration avec l’Assistante de direction
▬ Contribution au bon déroulement administratif de l’AG
Appui aux marchés publics – Profil acheteur Maximilien
▬ Appui administratif au respect des obligations de publicité et de transparence
▬ Appui lors des phases de finalisation des documents de marchés publics et contractuels, notamment pour :
o la vérification de la cohérence formelle des données (intitulés, dates, références, numéros de lots,
o le contrôle de complétude des pièces avant diffusion ou publication
Participation à l’amélioration continue des outils et process du pôle juridique
▬ Prise de recul sur la conformité et la fiabilité des données et proposition d’actions correctives ou préventives
Il/Elle peut également être amené(e) à faire des recherches juridiques de 1er niveau, en intervenant en appui des collaborateurs du service.
❖ Issu(e) d’une formation en gestion administrative / assistanat / droit / gestion / administration (Bac +2 à Bac +3) vous avez une expérience confirmée sur un poste administratif comportant des missions liées à la gestion de bases de données ou CRM.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques.
Une connaissance du secteur public/parapublic ou une première expérience en marchés publics ou en structure publique serait un plus.
Bonne maîtrise d’un CRM (Salesforce ou équivalent) et capacité à en garantir la fiabilité et la mise à jour quotidienne
▬ Excellente maîtrise d’Excel (tableaux de suivi, contrôles de cohérence, reporting) ;
▬ Solides compétences en gestion administrative et en suivi de dossiers
▬ Capacité à contrôler, vérifier et fiabiliser des données administratives et contractuelles ;
▬ Aptitude à travailler en interface avec différents pôles (juridique, finance, direction, opérationnels) ;
▬ Aisance avec les outils bureautiques et numériques
▬ Capacité à rechercher de l’information en autonomie
Contrat et rémunération
Contrat 35h - CDI temps plein ou temps partiel selon les modalités définies avec la hiérarchie.
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